Excel से CSV

दूसरे सिस्टम CSV क्यों माँगते हैं

Excel की वर्कबुक एक दस्तावेज़ है: कई शीट, फ़ॉर्मूले, सजावट, ग्राफ़ और पिवट टेबल। CSV कच्चा डेटा है: पंक्तियाँ, कॉलम, बस। जब कोई सिस्टम, CRM, दुकान का प्लेटफ़ॉर्म या डेटाबेस CSV माँगता है, तो वह इन सारी परतों के बिना सिर्फ़ डेटा माँग रहा होता है, क्योंकि यही हिस्सा वह पक्के तौर पर पढ़ सकता है।

हर शीट एक फ़ाइल

एक CSV में सिर्फ़ एक तालिका रह सकती है। इसलिए पाँच शीट वाली वर्कबुक पाँच CSV फ़ाइलें बन जाती है, हर एक अपनी शीट के नाम के साथ। अगर आपको सिर्फ़ मुख्य शीट चाहिए, तो सिर्फ़ पहली शीट वाला विकल्प चुन लीजिए, नतीजा साफ़ रहेगा।

विभाजक चुनना

जिन मानों में विभाजक मौजूद होता है वे अपने आप उद्धरण चिह्नों में डाल दिए जाते हैं, इसलिए कोई पूरा पता एक ही सेल में रहता है।

क्या छूट जाता है, और यह सामान्य है

• फ़ॉर्मूले। नतीजा बचता है। अगर गणनाएँ फिर बदलनी हैं तो मूल वर्कबुक रखिए।
• सजावट, रंग और कॉलम की चौड़ाई। CSV में दिखावे की कोई अवधारणा ही नहीं है।
• ग्राफ़, पिवट टेबल और टिप्पणियाँ। ये बिल्कुल नहीं जातीं।
• एक फ़ाइल में कई शीट। संभव ही नहीं, इसीलिए हर शीट अलग होती है।

अगर फ़ाइल कोई इंसान रिपोर्ट की तरह पढ़ेगा, तो Excel भेजिए। अगर कोई सिस्टम पढ़ेगा, तो CSV भेजिए।

पुरानी दिक़्क़त: आगे लगे शून्य

09876543210 जैसे फ़ोन नंबर और पिन कोड Excel अक्सर संख्या मानकर सहेजता है, इसलिए आगे लगा शून्य निर्यात से पहले ही चला जाता है। बदलने से पहले वर्कबुक में ऐसे कॉलम जाँच लीजिए। अगर शून्य Excel में ही जा चुका है, तो CSV उसे वैसे ही आगे बढ़ा देगी।

उल्टी दिशा

CSV को वर्कबुक बनाना है? CSV से Excel यही करता है और साथ ही एन्कोडिंग की समस्या भी टाल देता है, क्योंकि फ़ाइल सीधे .xlsx के रूप में आती है।

यह ब्राउज़र में क्यों

वर्कबुक में आम तौर पर ग्राहकों की सूची, वेतन का डेटा, क़ीमतें और बिक्री की रिपोर्ट होती हैं, यानी ऐसा डेटा जिसे कई कंपनियों में बाहरी सेवाओं पर चढ़ाने की इजाज़त ही नहीं होती। यहाँ सब कुछ आपके डिवाइस पर होता है।