ईमेल सूची साफ़ करें

गंदी सूची महँगी क्यों पड़ती है

ग़लत पतों से मेल लौटती है, लौटी हुई मेल आपकी भेजने की साख गिराती है, और गिरी हुई साख आपकी अगली मेल को स्पैम फ़ोल्डर में डाल देती है, उन लोगों की भी जो सचमुच उसका इंतज़ार कर रहे थे। ज़्यादातर प्लेटफ़ॉर्म हर संपर्क का पैसा भी लेते हैं, इसलिए दोहराव के लिए आप दो बार भुगतान करते हैं।

क्या-क्या हटाना चाहिए

1. बिल्कुल एक जैसे दोहराव। एक ही पता दो बार, अक्सर इसलिए कि दो निर्यात जोड़ दिए गए।
2. छिपे दोहराव। छोटे-बड़े अक्षर का फ़र्क़, फ़ालतू जगह, Gmail पतों के भीतर बिंदु और anjali+news@misal.com जैसे प्लस वाले उपनाम।
3. ग़लत पते। बिना at चिह्न के, gmial.com जैसे ग़लत डोमेन, या अधूरे पते।
4. जाँच और भीतरी पते। test@, main@, asdf@ और आपकी अपनी टीम के पते, जिन्हें आँकड़ों में नहीं आना चाहिए।
5. भूमिका वाले पते, जैसे info@, contact@ या noreply@, जो आपके अभियान पर निर्भर करता है। इनसे मेल ज़्यादा लौटती है और शिकायत भी ज़्यादा होती है।
6. सदस्यता छोड़ चुके और पहले शिकायत कर चुके लोग। उन्हें दोबारा लिखना बेअसर है और कई देशों में क़ानून के ख़िलाफ़ भी।

काम का तरीक़ा

1. अपनी सूची जहाँ है वहाँ से CSV के रूप में निर्यात कीजिए।
2. उसे ईमेल सूची साफ़ करने वाले टूल से गुज़ारिए। वह पतों वाला कॉलम ढूँढ़ता है, मानों को एक जैसा करता है, छिपे दोहराव समेत सब हटाता है, ग़लत पते निकालता है और जाँच तथा भूमिका वाले पते चिह्नित करता है।
3. सारांश पढ़िए। दिखेगा कि कितनी पंक्तियाँ क्यों हटीं। जो सूची आधी रह जाए उसे जाँचिए: आम तौर पर वे एक-दूसरे पर चढ़े दो निर्यात होते हैं।
4. सदस्यता छोड़ चुके लोगों को अपने भेजने वाले प्लेटफ़ॉर्म की रोक-सूची से मिलाकर हटाइए।
5. साफ़ सूची आयात कीजिए और मूल फ़ाइल सहेजकर रखिए।

जिन आँकड़ों पर नज़र रखें

इन सीमाओं के पार जाते ही ईमेल सेवाएँ आपकी सारी मेल छाँटने लगती हैं, और कुछ प्लेटफ़ॉर्म खाता ही रोक देते हैं।

सफ़ाई क्या नहीं कर सकती

किसी पते की बनावट जाँचने से यह पता नहीं चलता कि वह इनबॉक्स अब भी मौजूद है या नहीं। कोई पता बिल्कुल सही लिखा हो सकता है और तीन साल से छोड़ा हुआ भी। पुरानी सूची के लिए दो एहतियात हैं:

• पहले अपने सबसे सक्रिय संपर्कों को भेजिए, फिर दायरा बढ़ाइए। अच्छी साख जोखिम भरी भेजाई से पहले बनाई जाती है।
• जिन सूचियों को एक साल से ज़्यादा हो गया हो, उनके लिए किसी जाँच सेवा या छोटे नमूने पर दोबारा जुड़ाव अभियान के बारे में सोचिए।

इसे स्थानीय रूप से क्यों साफ़ करें

आपकी ईमेल सूची आपकी सबसे संवेदनशील संपत्तियों में से एक है और कई देशों में निजी डेटा क़ानून के दायरे में आती है। उसे किसी मुफ़्त सफ़ाई टूल पर चढ़ाना अपने ग्राहकों की सूची किसी अजनबी को सौंपने जैसा है। यह टूल पूरी तरह आपके ब्राउज़र में चलता है: सूची कभी आपका कंप्यूटर नहीं छोड़ती।