अभियान से पहले ईमेल सूची कैसे साफ़ करें
सूची से क्या हटाना है, किस क्रम में, और यह इतना अहम क्यों है।
गंदी सूची महँगी पड़ती है। ग़लत पतों से मेल लौटती है, लौटी मेल आपकी भेजने की साख गिराती है, और गिरी हुई साख आपकी अगली मेल को स्पैम में डाल देती है, उन लोगों की भी जो सचमुच रुचि रखते थे। ज़्यादातर प्लेटफ़ॉर्म हर संपर्क का पैसा भी लेते हैं, इसलिए दोहराव का दो बार भुगतान होता है।
क्या-क्या हटाना चाहिए
- बिल्कुल एक जैसे दोहराव। एक ही पता दो बार, अक्सर दो निर्यात जोड़ने से।
- छिपे दोहराव। छोटे-बड़े अक्षर का फ़र्क़, फ़ालतू जगह, Gmail पतों में बिंदु और anjali+news@misal.com जैसे प्लस वाले उपनाम।
- ग़लत पते। बिना at चिह्न के, gmial.com जैसी डोमेन की ग़लती, या अधूरे पते।
- जाँच और भीतरी पते। test@, main@, asdf@ और आपकी टीम के पते जिन्हें आँकड़ों में नहीं आना चाहिए।
- भूमिका वाले पते, जैसे info@, contact@ या noreply@, जो आपके अभियान पर निर्भर है। इनसे मेल ज़्यादा लौटती है और शिकायतें ज़्यादा होती हैं।
- सदस्यता छोड़ चुके और पहले शिकायत कर चुके लोग। उन्हें दोबारा लिखना बेअसर है और कई देशों में ग़ैर-क़ानूनी।
काम का तरीक़ा
- अपनी सूची जहाँ है वहाँ से CSV के रूप में निर्यात कीजिए।
- उसे ईमेल सूची साफ़ करने वाले टूल से गुज़ारिए। वह पतों वाला कॉलम ढूँढ़ता है, मानों को एक जैसा करता है, छिपे दोहराव समेत सब हटाता है, ग़लत पते निकालता है और जाँच तथा भूमिका वाले पते चिह्नित करता है।
- सारांश पढ़िए। दिखेगा कि कितनी पंक्तियाँ हटीं और क्यों। जो सूची आधी रह जाए उसे दोबारा देखिए: आम तौर पर वे एक-दूसरे पर चढ़े दो निर्यात होते हैं।
- सदस्यता छोड़ चुके लोगों को अपने भेजने वाले प्लेटफ़ॉर्म की रोक-सूची से मिलाकर हटाइए।
- साफ़ सूची आयात कीजिए और मूल फ़ाइल सहेजकर रखिए।
जिन आँकड़ों पर नज़र रखें
| माप | लक्ष्य |
|---|---|
| मेल लौटने की दर | 2 प्रतिशत से नीचे, बेहतर हो 1 से नीचे |
| स्पैम की शिकायत की दर | 0,1 प्रतिशत से नीचे |
| स्थायी रूप से लौटी मेल | तुरंत हटाइए, दोबारा कभी मत भेजिए |
इन सीमाओं के पार जाते ही ईमेल सेवाएँ आपकी सारी मेल छाँटने लगती हैं, और कुछ प्लेटफ़ॉर्म खाता रोक देते हैं।
सफ़ाई क्या नहीं करती
पते की बनावट जाँचने से यह पता नहीं चलता कि इनबॉक्स अब भी है या नहीं। कोई पता बिल्कुल सही लिखा हो सकता है और तीन साल से छोड़ा हुआ भी। पुरानी सूची के लिए दो एहतियात:
- पहले अपने सबसे सक्रिय संपर्कों को भेजिए, फिर दायरा बढ़ाइए। अच्छी साख जोखिम भरी भेजाई से पहले बनती है।
- एक साल से ज़्यादा पुरानी सूचियों के लिए जाँच सेवा या किसी छोटे नमूने पर दोबारा जुड़ाव अभियान के बारे में सोचिए।
इसे स्थानीय रूप से क्यों साफ़ करें
आपकी ईमेल सूची आपकी सबसे संवेदनशील संपत्तियों में से है और कई देशों में निजी डेटा क़ानून के दायरे में आती है। उसे किसी मुफ़्त सफ़ाई टूल पर चढ़ाना अपने ग्राहकों की सूची किसी अजनबी को सौंपने जैसा है। यह टूल पूरी तरह आपके ब्राउज़र में चलता है: सूची कभी आपका कंप्यूटर नहीं छोड़ती।