Πώς να καθαρίσετε μια λίστα email πριν από μια καμπάνια
Μια σύντομη ρουτίνα που μειώνει τις επιστροφές και προστατεύει τη φήμη σας ως αποστολέα.
Η αποστολή σε μια ακατάστατη λίστα κοστίζει περισσότερο από χαμένα email. Κάθε επιστροφή λέει στους παρόχους γραμματοκιβωτίων, όπως το Gmail και το Outlook, ότι ίσως δεν φροντίζετε τη λίστα σας, και πάρα πολλές επιστροφές στέλνουν τα email σας στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για όλους, ακόμη και για όσους τα θέλουν. Ο καθαρισμός της λίστας πριν από κάθε καμπάνια είναι φθηνή ασφάλεια.
Τι κάνει μια λίστα βρόμικη
- Τυπογραφικά λάθη: gmail,com, gmial.com, ένα @ που λείπει.
- Διπλότυπα: το ίδιο άτομο προστέθηκε από δύο πηγές, συχνά με διαφορετικά κεφαλαία γράμματα.
- Άχρηστες καταχωρίσεις: δοκιμαστικές διευθύνσεις, ονόματα στη στήλη του email, περιττά κενά.
- Νεκρές διευθύνσεις: άνθρωποι που άλλαξαν δουλειά ή εγκατέλειψαν ένα γραμματοκιβώτιο.
- Παραλήπτες που δεν το θέλουν: διευθύνσεις που προστέθηκαν χωρίς άδεια.
Η ρουτίνα
- Ενώστε τις πηγές σας. Αν οι επαφές προέρχονται από πολλές εξαγωγές, ενώστε τες πρώτα με τη συγχώνευση CSV.
- Καθαρίστε τις διευθύνσεις. Το εργαλείο καθαρισμού λίστας email εξάγει κάθε διεύθυνση από ό,τι επικολλήσετε, τις μετατρέπει σε πεζά, αφαιρεί τις άκυρες και τα διπλότυπα και σας λέει πόσες αφαίρεσε σε κάθε βήμα.
- Αφαιρέστε όσους διαγράφηκαν και τις επιστροφές. Η πλατφόρμα email σας κρατά αυτές τις λίστες. Μην εισάγετε ποτέ ξανά διευθύνσεις που διαγράφηκαν ή είχαν οριστική επιστροφή στο παρελθόν.
- Ελέγξτε τις καταχωρίσεις που αφαιρέθηκαν. Μια ξαφνική αύξηση των άκυρων διευθύνσεων δείχνει συνήθως μια χαλασμένη φόρμα ή λάθος αντιστοίχιση στην εισαγωγή, που αξίζει να διορθωθεί στην πηγή.
- Εισαγάγετε την καθαρή λίστα ως μία διεύθυνση ανά γραμμή ή ως CSV με κεφαλίδα.
Τι εντοπίζουν οι έλεγχοι μορφής και τι όχι
| Πρόβλημα | Εντοπίζεται με τον καθαρισμό |
|---|---|
| Λείπει το @ ή η τελεία, κενά, κόμματα | Ναι |
| Διπλότυπα, ακόμη και με διαφορές πεζών και κεφαλαίων | Ναι |
| Το γραμματοκιβώτιο δεν υπάρχει πια | Όχι: χρειάζεται υπηρεσία επαλήθευσης |
| Το άτομο δεν συμφώνησε ποτέ να λαμβάνει email | Όχι: είναι ζήτημα συγκατάθεσης, όχι μορφής |
Οι υπηρεσίες επαλήθευσης ελέγχουν κάθε διεύθυνση με τον διακομιστή email του παραλήπτη, κάτι που εντοπίζει τα νεκρά γραμματοκιβώτια, σημαίνει όμως ότι στέλνετε τη λίστα σας σε τρίτο. Για παλιές ή αγορασμένες λίστες, αυτό το βήμα αξίζει. Για μια λίστα που συλλέξατε μόνοι σας πρόσφατα, ο καθαρισμός μορφής μαζί με τη διαχείριση επιστροφών της πλατφόρμας σας συνήθως αρκεί.
Κρατήστε την καθαρή και μετά
- Χρησιμοποιήστε διπλή επιβεβαίωση (double opt-in) στις φόρμες εγγραφής, ώστε τα τυπογραφικά λάθη να μη φτάνουν ποτέ στη λίστα.
- Αφαιρέστε τις επαφές που δεν έχουν ανοίξει τίποτα εδώ και 6 έως 12 μήνες ή στείλτε τους πρώτα ένα email επανασύνδεσης.
- Παρακολουθείτε το ποσοστό επιστροφών μετά από κάθε αποστολή. Κάτω από 2 τοις εκατό είναι υγιές· πάνω από αυτό, καθαρίστε ξανά.
Απόρρητο
Μια λίστα email είναι προσωπικά δεδομένα βάσει νόμων όπως ο GDPR και ο POPIA. Αν την καθαρίζετε στο πρόγραμμα περιήγησης, δεν γίνεται ποτέ μεταφόρτωσή της στον διακομιστή άλλης εταιρείας.