So bereinigen Sie eine E-Mail-Liste vor einer Kampagne
Eine kurze Routine, die Bounces senkt und Ihre Absenderreputation schützt.
Der Versand an eine unordentliche Liste kostet mehr als verschwendete Mails. Jeder Bounce signalisiert Postfachanbietern wie Gmail und Outlook, dass Sie Ihre Liste womöglich nicht pflegen, und zu viele Bounces schieben Ihre Mails für alle in den Spam-Ordner, auch bei denen, die sie haben wollen. Die Liste vor jeder Kampagne zu bereinigen ist eine billige Versicherung.
Was eine Liste verschmutzt
- Tippfehler: gmail,com, gmial.com, ein fehlendes @.
- Duplikate: dieselbe Person aus zwei Quellen, oft mit unterschiedlicher Großschreibung.
- Müll-Einträge: Testadressen, Namen in der E-Mail-Spalte, zusätzliche Leerzeichen.
- Tote Adressen: Menschen, die den Job gewechselt oder ein Postfach aufgegeben haben.
- Unwillige Empfänger: Adressen, die ohne Einwilligung hinzugefügt wurden.
Die Routine
- Quellen zusammenführen. Kommen Kontakte aus mehreren Exporten, vereinen Sie sie zuerst mit CSV zusammenführen.
- Adressen bereinigen. Das Werkzeug zum Bereinigen von E-Mail-Listen zieht jede Adresse aus dem eingefügten Text, schreibt sie klein, entfernt ungültige und entdoppelt, und es meldet, wie viele es bei jedem Schritt entfernt hat.
- Abmeldungen und Bounces entfernen. Ihre Mailing-Plattform führt diese Listen. Importieren Sie nie wieder Adressen, die sich abgemeldet oder zuvor hart gebounct haben.
- Die entfernten Einträge prüfen. Ein plötzlicher Anstieg ungültiger Adressen deutet meist auf ein kaputtes Formular oder eine falsche Importzuordnung hin, die man an der Quelle beheben sollte.
- Die saubere Liste importieren, als eine Adresse pro Zeile oder als CSV mit Kopfzeile.
Was die Strukturprüfung findet und was nicht
| Problem | Wird durch Bereinigung erkannt |
|---|---|
| Fehlendes @ oder fehlender Punkt, Leerzeichen, Kommas | Ja |
| Duplikate, auch bei unterschiedlicher Schreibweise | Ja |
| Postfach existiert nicht mehr | Nein: braucht einen Verifizierungsdienst |
| Person hat nie in E-Mails eingewilligt | Nein: eine Frage der Einwilligung, nicht des Formats |
Verifizierungsdienste prüfen jede Adresse beim Mailserver des Empfängers, was tote Postfächer findet, aber dafür geht Ihre Liste an einen Dritten. Bei alten oder gekauften Listen lohnt sich dieser Schritt. Bei einer selbst und kürzlich gesammelten Liste reichen Strukturbereinigung und die Bounce-Behandlung Ihrer Plattform meist aus.
Danach sauber halten
- Nutzen Sie Double-Opt-in in Anmeldeformularen, damit Tippfehler gar nicht erst auf die Liste kommen.
- Entfernen Sie Kontakte, die seit 6 bis 12 Monaten nichts geöffnet haben, oder schicken Sie ihnen zuerst eine Reaktivierungsmail.
- Beobachten Sie nach jedem Versand Ihre Bounce-Rate. Unter 2 Prozent ist gesund; darüber wieder bereinigen.
Datenschutz
Eine E-Mail-Liste ist personenbezogenes Datenmaterial im Sinne von Gesetzen wie der DSGVO. Wer sie im Browser bereinigt, lädt sie nie auf den Server eines anderen Unternehmens.