कॉलम निकालें या हटाएँ

एक ही टूल में दो काम

रखने वाला तरीक़ा सिर्फ़ वे कॉलम छोड़ता है जो आप लिखते हैं, उसी क्रम में। हटाने वाला तरीक़ा आपके बताए कॉलम हटा देता है और बाक़ी सब रहने देता है। ये एक जैसे लगते हैं, पर इनके मक़सद अलग हैं।

• रखने वाला तरीक़ा तब इस्तेमाल कीजिए जब आप इम्पोर्ट के लिए फ़ाइल तैयार कर रहे हों और आपको ठीक पता हो कि सामने वाला सिस्टम कौन से कॉलम किस क्रम में चाहता है।
• हटाने वाला तरीक़ा तब इस्तेमाल कीजिए जब आप डेटा साझा करने जा रहे हों और बस यह पक्का करना हो कि कुछ संवेदनशील कॉलम साथ न जाएँ। यह ज़्यादा सुरक्षित है, क्योंकि आपको वे सारे कॉलम गिनाने नहीं पड़ते जो रहने चाहिए और कोई छूटने का ख़तरा नहीं रहता।

कॉलम कैसे बताएँ

कॉलम उनके शीर्षक से बताए जा सकते हैं, जैसे naam, email, shahar, या जगह के नंबर से, जैसे 1, 3, 4 जहाँ 1 का मतलब पहला कॉलम है। नाम मिलाते समय छोटे-बड़े अक्षर का फ़र्क़ नहीं देखा जाता और किनारों की जगह छोड़ दी जाती है। नंबर तब काम आते हैं जब फ़ाइल में शीर्षक है ही नहीं।

कॉलम का क्रम बदलना

रखने वाले तरीक़े में आपके लिखने का क्रम ही नतीजे का क्रम होता है। इसलिए अगर इम्पोर्ट सिस्टम email, naam, phone चाहता है और आपकी फ़ाइल naam, phone, email है, तो कॉलम बस माँगे गए क्रम में लिख दीजिए। ज़्यादातर लोग इसी काम के लिए यह टूल इस्तेमाल करते हैं, बिना Excel खोले।

डेटा सुरक्षित तरीक़े से साझा करना

किसी एजेंसी, आपूर्तिकर्ता या सहकर्मी को डेटा भेजने से पहले पूछिए कि उन्हें सचमुच कौन से कॉलम चाहिए। वे लगभग हमेशा आपकी फ़ाइल में मौजूद कॉलमों से बहुत कम होते हैं। पहचान संख्या, जन्मतिथि, वेतन और फ़ोन नंबर वाले कॉलम हटा देना जोखिम घटाने का सबसे आसान तरीक़ा है, और कई देशों में डेटा क़ानून यही उम्मीद भी करते हैं।

फ़ाइल बहुत हल्की हो जाती है

निर्यात अक्सर पंक्तियों की वजह से नहीं, दर्जनों कॉलम की वजह से भारी होते हैं। चालीस में से पाँच कॉलम रखने पर फ़ाइल नब्बे प्रतिशत से ज़्यादा छोटी हो सकती है, और जो फ़ाइल Excel नहीं खोल पा रहा था वह अक्सर आराम से खुल जाती है।

निजी

संवेदनशील कॉलम हटाने का मतलब तभी है जब फ़ाइल पहले कहीं अपलोड न हो। यहाँ फ़ाइल आपके ब्राउज़र में पढ़ी और दोबारा लिखी जाती है।