CSV या Excel: कौन सा इस्तेमाल करें
हर फ़ॉर्मैट क्या बचाता है, क्या खोता है, और कौन सा भेजना चाहिए।
एक CSV और एक Excel वर्कबुक में बिल्कुल एक जैसी पंक्तियाँ हो सकती हैं, पर दोनों बहुत अलग चीज़ें हैं। कौन सा भेजना है, यह जान लेने से खोए फ़ॉर्मूले, बिगड़े कॉलम और ईमेल का आना-जाना बच जाता है।
CSV क्या है
CSV एक टेक्स्ट फ़ाइल है। हर पंक्ति डेटा की एक पंक्ति है, हर मान अल्पविराम या अर्धविराम से अलग है। कोई सजावट नहीं, कोई फ़ॉर्मूला नहीं, कोई रंग, शीट या ग्राफ़ नहीं। सिर्फ़ मान।
यही उसकी ताक़त है। डेटा पढ़ने वाला हर प्रोग्राम CSV पढ़ता है: Excel, Google Sheets, कोई CRM, कोई दुकान का प्लेटफ़ॉर्म, कोई डेटाबेस, कोई प्रोग्रामिंग भाषा। आज लिखी गई CSV बीस साल बाद भी खुलेगी।
Excel वर्कबुक क्या है
.xlsx फ़ाइल एक कंप्रेस्ड आर्काइव है जिसमें कई शीट, फ़ॉर्मूले, सजावट, शर्त वाली सजावट, पिवट टेबल, ग्राफ़, फ़िल्टर, जमे हुए हिस्से और टिप्पणियाँ होती हैं। वह एक दस्तावेज़ है, सिर्फ़ डेटा का ढेर नहीं।
हर एक क्या बचाता है
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| पंक्तियाँ और कॉलम | हाँ | हाँ |
| कई शीट | नहीं, सिर्फ़ एक | हाँ |
| फ़ॉर्मूले | नहीं, सिर्फ़ नतीजा | हाँ |
| सजावट और रंग | नहीं | हाँ |
| ग्राफ़ और पिवट टेबल | नहीं | हाँ |
| लगभग हर प्रोग्राम में खुलता है | हाँ | अक्सर, हमेशा नहीं |
| फ़ाइल का वज़न | हल्का | भारी |
CSV तब इस्तेमाल कीजिए जब
- आप डेटा किसी दूसरे सिस्टम में आयात कर रहे हों: संपर्क, उत्पाद, सदस्य, हिसाब की प्रविष्टियाँ।
- कोई डेवलपर या टूल कच्चा डेटा माँगे।
- आप डेटा लंबे समय के लिए सहेज रहे हों।
- फ़ाइल बहुत बड़ी हो और आप चाहें कि उस पर काम हो सके।
Excel तब इस्तेमाल कीजिए जब
- फ़ाइल कोई इंसान पढ़ेगा और उसे समझने के लिए सजावट चाहिए।
- वर्कबुक में ऐसी गणनाएँ हों जिन्हें पाने वाला बदलेगा।
- आपके पास कई शीट, ग्राफ़ या पिवट टेबल हों।
- आप डेटा का ढेर नहीं, एक रिपोर्ट भेज रहे हों।
एक से दूसरे में जाना
Excel से CSV एक शीट को CSV के रूप में निकालता है, जो ज़्यादातर आयात माँगते हैं। CSV से Excel उल्टा करता है और साथ ही Excel की एन्कोडिंग वाली समस्या भी टाल देता है, क्योंकि फ़ाइल सीधे .xlsx के रूप में आती है।
CSV के आम जाल
- बिगड़े अक्षर एन्कोडिंग से आते हैं। Windows पर Excel इस्तेमाल करने वाले पाने वालों के लिए BOM वाली UTF-8 में सहेजिए।
- आगे लगे शून्य ग़ायब होते हैं। Excel 09876543210 को संख्या मानकर शून्य हटा देता है। ऐसे कॉलम टेक्स्ट के रूप में आयात कीजिए।
- तारीख़ें बदल जाती हैं। क्षेत्रीय सेटिंग के हिसाब से 03/04 मार्च भी हो सकता है और अप्रैल भी। साल-महीना-दिन का रूप कोई संदेह नहीं छोड़ता।
- मानों के भीतर अल्पविराम उद्धरण चिह्नों में होने चाहिए। अच्छे निर्यात यह करते हैं; हाथ से बनी फ़ाइलें नहीं।
दोनों कन्वर्टर आपके ब्राउज़र में चलते हैं, इसलिए ग्राहकों की सूची और वित्तीय निर्यात कहीं नहीं भेजे जाते।