CSV o Excel: quale usare
Cosa conserva ogni formato, cosa perde, e quale conviene inviare.
Un CSV e una cartella Excel possono contenere le stesse righe, ma sono due cose molto diverse. Sapere quale inviare evita formule perse, colonne rovinate e scambi di email inutili.
Cos’è un CSV
Un CSV è un file di testo. Ogni riga è una riga di dati, ogni valore è separato da una virgola o da un punto e virgola. Non c’è formattazione, non ci sono formule, colori, fogli o grafici. Solo valori.
È proprio questa la sua forza. Qualsiasi programma che legga dati legge un CSV: Excel, Google Fogli, un CRM, una piattaforma e-commerce, un database, un linguaggio di programmazione. Un CSV scritto oggi si aprirà ancora tra vent’anni.
Cos’è una cartella di lavoro Excel
Un file .xlsx è un archivio compresso che contiene più fogli, formule, formattazione, formattazione condizionale, tabelle pivot, grafici, filtri, riquadri bloccati e commenti. È un documento, non un semplice insieme di dati.
Cosa conserva ciascuno
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Righe e colonne | Sì | Sì |
| Più fogli | No, uno solo | Sì |
| Formule | No, solo il risultato | Sì |
| Formattazione e colori | No | Sì |
| Grafici e tabelle pivot | No | Sì |
| Aperto da quasi tutti i programmi | Sì | Spesso, non sempre |
| Peso del file | Leggero | Più pesante |
Usa un CSV quando
- Stai importando dati in un altro sistema: contatti, prodotti, iscritti, scritture contabili.
- Uno sviluppatore o uno strumento ti chiede i dati grezzi.
- Stai archiviando dati per il lungo periodo.
- Il file è enorme e vuoi che resti gestibile.
Usa Excel quando
- A leggere il file sarà una persona che ha bisogno della formattazione per orientarsi.
- La cartella contiene calcoli che il destinatario dovrà modificare.
- Hai più fogli, grafici o tabelle pivot.
- Stai inviando un report, non un insieme di dati.
Passare dall’uno all’altro
Excel in CSV estrae un foglio come CSV, che è ciò di cui ha bisogno la maggior parte delle importazioni. CSV in Excel fa il contrario ed elimina anche il problema della codifica, perché il file arriva già come .xlsx.
Trappole classiche del CSV
- Gli accenti rovinati dipendono dalla codifica. Salva in UTF-8 con BOM per chi usa Excel su Windows.
- Gli zeri iniziali spariscono. Excel tratta 0471234567 come un numero e toglie lo zero. Importa quelle colonne come testo.
- Le date cambiano. A seconda delle impostazioni regionali, 03/04 può diventare marzo o aprile. Il formato anno-mese-giorno non lascia dubbi.
- Le virgole dentro i valori devono stare tra virgolette. Gli export fatti bene lo fanno; i file costruiti a mano no.
Entrambi i convertitori funzionano nel tuo browser, quindi elenchi clienti ed export finanziari non vengono mai inviati.