CSV ali Excel: kateri format uporabiti
Kaj lahko vsebuje posamezni format, kaj se pri pretvorbi izgubi in kdaj izbrati katerega.
Datoteke CSV in Excel hranijo vrstice in stolpce, Excel pa odpre obe, zato ju je lahko zamenjati. Namenjeni sta različnim nalogam in napačna izbira povzroči večino težav s preglednicami.
Kaj je posamezni format
Datoteka CSV (vrednosti, ločene z vejicami) je navadno besedilo: vsaka vrstica je vrstica podatkov, vrednosti pa ločujejo vejice. Ni oblikovanja, formul, listov ali barv. Prebere jo lahko vsak program in prav v tem je njen smisel.
Delovni zvezek Excel (.xlsx) je strukturirana datoteka, ki hrani vrednosti, formule, oblikovanje, več listov, grafikone, filtre in podatkovne tipe. Namenjen je ljudem, ki delajo s podatki, za odpiranje pa potrebuje program za preglednice.
Primerjava
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Formule | Ne, le vrednosti | Da |
| Oblikovanje in barve | Ne | Da |
| Več listov | Ne, ena tabela na datoteko | Da |
| Vodilne ničle in dolge številke | Ohranjene v datoteki, a se pogosto izgubijo, ko jo odpre Excel | Ohranjene, če so shranjene kot besedilo |
| Odpre se v katerem koli programu | Da | Potrebuje program za preglednice |
| Sprejmejo jo orodja za uvoz | Skoraj vedno | Včasih |
| Velikost datoteke pri velikih podatkih | Majhna in preprosta | Stisnjena, podpira oblikovanje |
CSV uporabite, kadar
- Uvažate v drug sistem: orodja za e-poštna sporočila, CRM-je, računovodske programe, spletne trgovine, podatkovne zbirke.
- Podatke predajate razvijalcu ali skripti.
- So podatki ena preprosta tabela, ki se mora odpreti kjerkoli.
Delovni zvezek pretvorite z orodjem Excel v CSV, ki vsak list izvozi v svoj CSV in datume zapiše v obliki, ki jo prebere vsak sistem.
Excel uporabite, kadar
- Bodo ljudje podatke brali, urejali, filtrirali ali iz njih delali grafikone.
- Potrebujete formule, več listov ali oblikovanje.
- Podatki vsebujejo kode z vodilnimi ničlami, ki se ob odpiranju ne smejo izgubiti.
Izvoz spremenite v pravi delovni zvezek z orodjem CSV v Excel, ki kode ohrani kot besedilo in namesto vas zazna ločilo.
Kaj se izgubi pri pretvorbi v CSV
Formule postanejo svoje trenutne vrednosti, oblikovanje izgine, vsak list pa postane ločena datoteka. To je običajno natanko tisto, kar orodje za uvoz želi, vendar izvirni delovni zvezek obdržite, če ga boste še urejali.
Evropska težava z vejico
V večini Evrope, tudi v Sloveniji, je vejica decimalno ločilo, zato Excel tam datoteke CSV shranjuje s podpičji med vrednostmi. CSV z vejicami se nato odpre kot en dolg stolpec, CSV s podpičji pa zmede orodja za uvoz, ki pričakujejo vejice. Oba pretvornika vam omogočata izbiro ločila, orodje CSV v Excel pa ga zazna samodejno.
Kaj pa JSON?
Če so podatki namenjeni spletni strani, aplikaciji ali orodju za avtomatizacijo, razvijalec pogosto želi JSON. CSV v JSON naslovno vrstico spremeni v imena lastnosti.