CSV czy Excel: którego formatu używać
Co mieści każdy format, co ginie przy konwersji i kiedy wybrać który.
Pliki CSV i Excel przechowują wiersze i kolumny, a Excel otwiera oba, więc łatwo je pomylić. Są jednak stworzone do innych zadań, a wybór niewłaściwego powoduje większość kłopotów z arkuszami.
Czym są te formaty
Plik CSV (wartości rozdzielone przecinkami) to zwykły tekst: każda linia to wiersz, a przecinki oddzielają wartości. Nie ma formatowania, formuł, arkuszy ani kolorów. Każdy program potrafi go odczytać i właśnie o to w nim chodzi.
Skoroszyt Excela (.xlsx) to plik strukturalny, który przechowuje wartości, formuły, formatowanie, kilka arkuszy, wykresy, filtry i typy danych. Jest stworzony dla ludzi pracujących z danymi i do otwarcia potrzebuje arkusza kalkulacyjnego.
Porównanie
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Formuły | Nie, tylko wartości | Tak |
| Formatowanie i kolory | Nie | Tak |
| Kilka arkuszy | Nie, jedna tabela na plik | Tak |
| Zera wiodące i długie liczby | Zachowane w pliku, często tracone przy otwarciu w Excelu | Zachowane, jeśli zapisane jako tekst |
| Otwiera się w każdym programie | Tak | Wymaga arkusza kalkulacyjnego |
| Akceptowany przez narzędzia do importu | Prawie zawsze | Czasami |
| Rozmiar przy dużych danych | Mały i prosty | Skompresowany, obsługuje formatowanie |
Używaj CSV, gdy
- Importujesz do innego systemu: narzędzi mailingowych, CRM, programów księgowych, sklepów internetowych, baz danych.
- Przekazujesz dane programiście lub skryptowi.
- Dane to jedna prosta tabela, która musi otwierać się wszędzie.
Przekonwertuj skoroszyt narzędziem Excel na CSV, które eksportuje każdy arkusz jako osobny CSV i zapisuje daty w formacie czytelnym dla każdego systemu.
Używaj Excela, gdy
- Ludzie będą czytać, edytować, filtrować lub przedstawiać dane na wykresach.
- Potrzebujesz formuł, kilku arkuszy lub formatowania.
- Dane zawierają kody z zerami wiodącymi, które muszą przetrwać otwarcie.
Zamień eksport w porządny skoroszyt narzędziem CSV na Excel, które zachowuje kody jako tekst i samo wykrywa separator.
Co ginie przy konwersji do CSV
Formuły stają się bieżącymi wartościami, formatowanie znika, a każdy arkusz staje się osobnym plikiem. Zwykle dokładnie tego chce narzędzie do importu, ale zachowaj oryginalny skoroszyt, jeśli będziesz go jeszcze edytować.
Europejski problem z przecinkiem
W Polsce i większości Europy przecinek oddziela część dziesiętną, więc tamtejszy Excel zapisuje CSV ze średnikami między wartościami. CSV z przecinkami otwiera się wtedy jako jedna długa kolumna, a CSV ze średnikami myli narzędzia do importu, które oczekują przecinków. Oba konwertery pozwalają wybrać separator, a CSV na Excel wykrywa go automatycznie.
A JSON?
Jeśli dane trafiają na stronę, do aplikacji albo narzędzia automatyzacji, programista często chce JSON. CSV na JSON zamienia wiersz nagłówka w nazwy właściwości.