CSV vai Excel: kumpaa muotoa käyttää
Mitä kukin muoto voi sisältää, mitä muunnoksessa katoaa ja milloin valita kumpikin.
Sekä CSV- että Excel-tiedostot tallentavat rivejä ja sarakkeita, ja Excel avaa molemmat, joten ne menevät helposti sekaisin. Ne on kuitenkin tehty eri tehtäviin, ja väärä valinta aiheuttaa suurimman osan taulukkopäänsäryistä.
Mitä kumpikin muoto on
CSV-tiedosto (comma-separated values eli pilkuilla erotetut arvot) on pelkkää tekstiä: jokainen rivi on tietorivi, ja pilkut erottavat arvot toisistaan. Siinä ei ole muotoiluja, kaavoja, välilehtiä eikä värejä. Mikä tahansa ohjelma voi lukea sen, ja juuri se on koko idea.
Excel-työkirja (.xlsx) on jäsennelty tiedosto, joka tallentaa arvot, kaavat, muotoilut, useita välilehtiä, kaaviot, suodattimet ja tietotyypit. Se on tehty ihmisille, jotka työskentelevät tietojen parissa, ja sen avaamiseen tarvitaan taulukko-ohjelma.
Rinnakkain
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Kaavat | Ei, vain arvot | Kyllä |
| Muotoilu ja värit | Ei | Kyllä |
| Useita välilehtiä | Ei, yksi taulukko tiedostoa kohden | Kyllä |
| Etunollat ja pitkät luvut | Säilyvät tiedostossa, katoavat usein, kun Excel avaa sen | Säilyvät, jos ne on tallennettu tekstinä |
| Aukeaa missä tahansa ohjelmassa | Kyllä | Vaatii taulukko-ohjelman |
| Tuontityökalut hyväksyvät | Lähes aina | Joskus |
| Tiedostokoko suurille tietomäärille | Pieni ja yksinkertainen | Pakattu, käsittelee muotoilut |
Käytä CSV:tä, kun
- Tuot tietoja toiseen järjestelmään: postitustyökaluihin, CRM-järjestelmiin, kirjanpito-ohjelmiin, verkkokauppoihin tai tietokantoihin.
- Annat tietoja kehittäjälle tai skriptille.
- Tiedot ovat yksi tavallinen taulukko, jonka on auettava missä tahansa.
Muunna työkirja Excel CSV:ksi -työkalulla, joka vie jokaisen välilehden omaksi CSV-tiedostokseen ja kirjoittaa päivämäärät muodossa, jonka jokainen järjestelmä lukee.
Käytä Exceliä, kun
- Ihmiset lukevat, muokkaavat, suodattavat tai havainnollistavat tietoja kaavioina.
- Tarvitset kaavoja, useita välilehtiä tai muotoiluja.
- Tiedoissa on koodeja, joiden etunollien on säilyttävä avattaessa.
Tee viennistä kunnollinen työkirja CSV Exceliksi -työkalulla, joka säilyttää koodit tekstinä ja tunnistaa erottimen puolestasi.
Mitä katoaa, kun muunnat CSV:ksi
Kaavoista tulee niiden nykyiset arvot, muotoilut katoavat ja jokaisesta välilehdestä tulee erillinen tiedosto. Yleensä juuri sitä tuontityökalu haluaa, mutta säilytä alkuperäinen työkirja, jos aiot muokata sitä uudelleen.
Eurooppalainen pilkkuongelma
Suurimmassa osassa Eurooppaa, myös Suomessa, pilkku on desimaalierotin, joten Excel tallentaa siellä CSV-tiedostot puolipisteillä arvojen välissä. Pilkuilla erotettu CSV aukeaa silloin yhtenä pitkänä sarakkeena, ja puolipisteillä erotettu CSV sekoittaa tuontityökalut, jotka odottavat pilkkuja. Molemmissa muuntimissa voit valita erottimen, ja CSV Exceliksi tunnistaa sen automaattisesti.
Entä JSON?
Jos tiedot ovat menossa verkkosivustolle, sovellukseen tai automaatiotyökaluun, kehittäjä haluaa usein JSON-muodon. CSV JSONiksi muuttaa otsikkorivin ominaisuuksien nimiksi.