CSV или Excel: кой формат да използвате
Какво може да съдържа всеки формат, какво се губи при конвертиране и кога да изберете единия или другия.
И CSV, и Excel файловете съхраняват редове и колони, а Excel отваря и двата, затова лесно се бъркат. Те са създадени за различни задачи и изборът на грешния е причина за повечето главоболия с таблици.
Какво представлява всеки формат
Файлът CSV (comma-separated values, стойности, разделени със запетая) е обикновен текст: всеки ред е ред от таблицата, а запетаите разделят стойностите. Няма форматиране, формули, листове, цветове. Всяка програма може да го прочете и в това е целият му смисъл.
Работната книга на Excel (.xlsx) е структуриран файл, който съхранява стойности, формули, форматиране, няколко листа, диаграми, филтри и типове данни. Създадена е за хора, които работят с данни, и се нуждае от програма за таблици, за да се отвори.
Едно до друго
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Формули | Не, само стойности | Да |
| Форматиране и цветове | Не | Да |
| Няколко листа | Не, една таблица на файл | Да |
| Водещи нули и дълги числа | Запазват се във файла, но често се губят, когато Excel го отвори | Запазват се, ако са съхранени като текст |
| Отваря се във всяка програма | Да | Изисква програма за таблици |
| Приема се от инструментите за импортиране | Почти винаги | Понякога |
| Размер на файла при много данни | Малък и прост | Компресиран, поддържа форматиране |
Използвайте CSV, когато
- Импортирате в друга система: инструменти за имейл бюлетини, CRM системи, счетоводен софтуер, онлайн магазини, бази данни.
- Предавате данни на програмист или на скрипт.
- Данните са една обикновена таблица и трябва да се отварят навсякъде.
Конвертирайте работна книга с Excel към CSV, който експортира всеки лист като отделен CSV и записва датите във формат, който всяка система разчита.
Използвайте Excel, когато
- Хора ще четат, редактират, филтрират данните или ще правят диаграми с тях.
- Имате нужда от формули, няколко листа или форматиране.
- Данните съдържат кодове с водещи нули, които трябва да оцелеят при отваряне.
Превърнете експортиран файл в истинска работна книга с CSV към Excel, който запазва кодовете като текст и сам разпознава разделителя.
Какво се губи при конвертиране в CSV
Формулите се превръщат в текущите си стойности, форматирането изчезва и всеки лист става отделен файл. Обикновено точно това иска инструментът за импортиране, но пазете оригиналната работна книга, ако ще я редактирате отново.
Проблемът с европейската запетая
В по-голямата част от Европа, включително в България, запетаята е десетичният разделител, затова Excel там записва CSV файловете с точка и запетая между стойностите. CSV със запетаи тогава се отваря като една дълга колона, а CSV с точка и запетая обърква инструментите за импортиране, които очакват запетаи. И двата конвертора ви позволяват да изберете разделителя, а CSV към Excel го разпознава автоматично.
А JSON?
Ако данните отиват в уебсайт, приложение или инструмент за автоматизация, програмистът често иска именно JSON. CSV към JSON превръща заглавния ред в имена на свойства.