CSV eller Excel: hvilket format skal du bruge
Hvad hvert format kan indeholde, hvad der går tabt ved konvertering, og hvornår du skal vælge hvilket.
CSV- og Excel-filer gemmer begge rækker og kolonner, og Excel åbner dem begge, så de er nemme at forveksle. De er lavet til forskellige opgaver, og at vælge det forkerte format er årsagen til de fleste regnearkshovedpiner.
Hvad hvert format er
En CSV-fil (kommaseparerede værdier) er ren tekst: hver linje er en række, og kommaer adskiller værdierne. Der er ingen formatering, ingen formler, ingen ark og ingen farver. Alle programmer kan læse den, og det er hele pointen.
En Excel-projektmappe (.xlsx) er en struktureret fil, der gemmer værdier, formler, formatering, flere ark, diagrammer, filtre og datatyper. Den er lavet til mennesker, der arbejder med data, og den kræver et regnearksprogram for at blive åbnet.
Side om side
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Formler | Nej, kun værdier | Ja |
| Formatering og farver | Nej | Ja |
| Flere ark | Nej, én tabel pr. fil | Ja |
| Foranstillede nuller og lange tal | Bevaret i filen, men går ofte tabt, når Excel åbner den | Bevaret, hvis de er gemt som tekst |
| Åbner i alle programmer | Ja | Kræver et regnearksprogram |
| Accepteres af importværktøjer | Næsten altid | Nogle gange |
| Filstørrelse ved store datamængder | Lille og enkel | Komprimeret, håndterer formatering |
Brug CSV, når
- Du importerer til et andet system: mailværktøjer, CRM-systemer, regnskabsprogrammer, webshops og databaser.
- Du giver data videre til en udvikler eller et script.
- Dataene er én enkel tabel, der skal kunne åbnes overalt.
Konvertér en projektmappe med Excel til CSV, som eksporterer hvert ark som sin egen CSV og skriver datoer i et format, alle systemer kan læse.
Brug Excel, når
- Folk skal læse, redigere, filtrere eller lave diagrammer ud fra dataene.
- Du har brug for formler, flere ark eller formatering.
- Dataene har koder med foranstillede nuller, som skal overleve at blive åbnet.
Gør en eksport til en ordentlig projektmappe med CSV til Excel, som bevarer koder som tekst og selv finder skilletegnet.
Hvad der går tabt ved konvertering til CSV
Formler bliver til deres aktuelle værdier, formateringen forsvinder, og hvert ark bliver en separat fil. Det er som regel præcis det, et importværktøj vil have, men behold den oprindelige projektmappe, hvis du skal redigere i den igen.
Det europæiske kommaproblem
I det meste af Europa, også i Danmark, er kommaet decimaltegn, så Excel gemmer her CSV-filer med semikolon mellem værdierne. En CSV med kommaer åbner så som én lang kolonne, og en CSV med semikolon forvirrer importværktøjer, der forventer kommaer. Begge konvertere lader dig vælge skilletegn, og CSV til Excel finder det automatisk.
Og JSON?
Skal dataene ind i en hjemmeside, en app eller et automatiseringsværktøj, er JSON ofte det, udvikleren vil have. CSV til JSON gør overskriftsrækken til navne på egenskaber.