CSV of Excel: welke gebruik je
Wat elk formaat bewaart, wat het verliest, en welke je verstuurt.
Een CSV en een Excel-werkmap kunnen dezelfde regels bevatten, maar het zijn heel verschillende dingen. Weten welke je moet versturen voorkomt verdwenen formules, kapotte kolommen en heen-en-weer gemail.
Wat is een CSV
Een CSV is een tekstbestand. Elke regel is een regel gegevens, elke waarde wordt gescheiden door een komma of puntkomma. Er is geen opmaak, geen formules, geen kleuren, geen tabbladen, geen grafieken. Alleen waarden.
Juist dat is de kracht. Elk programma dat gegevens leest, leest CSV: Excel, Google Spreadsheets, een CRM, een webshopplatform, een database, een programmeertaal. Een CSV die je vandaag schrijft, gaat over twintig jaar nog open.
Wat is een Excel-werkmap
Een .xlsx-bestand is een gecomprimeerd archief met meerdere tabbladen, formules, opmaak, voorwaardelijke opmaak, draaitabellen, grafieken, filters, bevroren vensters en opmerkingen. Het is een document, geen kale set gegevens.
Wat elk bewaart
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Rijen en kolommen | Ja | Ja |
| Meerdere tabbladen | Nee, maar één | Ja |
| Formules | Nee, alleen de uitkomst | Ja |
| Opmaak en kleuren | Nee | Ja |
| Grafieken en draaitabellen | Nee | Ja |
| Gaat in bijna elk programma open | Ja | Vaak, niet altijd |
| Bestandsgewicht | Licht | Zwaarder |
Gebruik een CSV als
- Je gegevens in een ander systeem importeert: contacten, producten, abonnees, boekingen.
- Een ontwikkelaar of een tool om de ruwe gegevens vraagt.
- Je gegevens voor de lange termijn archiveert.
- Het bestand enorm is en je wilt dat het werkbaar blijft.
Gebruik Excel als
- Een mens het bestand leest en de opmaak nodig heeft om het te kunnen volgen.
- De werkmap berekeningen bevat die de ontvanger nog gaat aanpassen.
- Je meerdere tabbladen, grafieken of draaitabellen hebt.
- Je een rapport verstuurt en geen set gegevens.
Van het een naar het ander
Excel naar CSV haalt één tabblad eruit als CSV, wat de meeste imports nodig hebben. CSV naar Excel doet het omgekeerde en voorkomt meteen het coderingsprobleem van Excel, omdat het bestand al als .xlsx binnenkomt.
Klassieke CSV-valkuilen
- Kapotte accenten komen door de codering. Sla op als UTF-8 met BOM voor ontvangers met Excel op Windows.
- Voorloopnullen verdwijnen. Excel ziet 0612345678 als getal en haalt de nul weg. Importeer die kolommen als tekst.
- Datums veranderen. Afhankelijk van de regio-instellingen kan 03/04 maart of april worden. Jaar-maand-dag laat geen twijfel.
- Komma’s in waarden horen tussen aanhalingstekens te staan. Goede exports doen dat, met de hand gemaakte bestanden niet.
Beide converters werken in je browser, dus klantenlijsten en financiële exports gaan nooit ergens heen.