CSV atau Excel: mana yang dipakai
Apa yang disimpan masing-masing format, apa yang hilang, dan mana yang sebaiknya dikirim.
File CSV dan workbook Excel bisa memuat baris yang sama persis, tetapi keduanya benda yang sangat berbeda. Mengetahui mana yang harus dikirim mencegah rumus yang hilang, kolom yang berantakan dan email bolak-balik.
Apa itu CSV
CSV adalah file teks. Setiap baris adalah satu baris data, setiap nilai dipisahkan koma atau titik koma. Tidak ada pemformatan, rumus, warna, sheet ataupun grafik. Hanya nilai.
Justru itu kekuatannya. Program apa pun yang membaca data bisa membaca CSV: Excel, Google Sheets, CRM, platform toko online, basis data, bahasa pemrograman. CSV yang ditulis hari ini masih akan bisa dibuka dua puluh tahun lagi.
Apa itu workbook Excel
File .xlsx adalah arsip terkompres yang memuat beberapa sheet, rumus, pemformatan, pemformatan bersyarat, tabel pivot, grafik, filter, panel beku dan komentar. Ia adalah dokumen, bukan sekadar kumpulan data.
Apa yang disimpan masing-masing
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Baris dan kolom | Ya | Ya |
| Beberapa sheet | Tidak, hanya satu | Ya |
| Rumus | Tidak, hanya hasilnya | Ya |
| Pemformatan dan warna | Tidak | Ya |
| Grafik dan tabel pivot | Tidak | Ya |
| Bisa dibuka hampir semua program | Ya | Sering, tidak selalu |
| Ukuran file | Ringan | Lebih berat |
Pakai CSV bila
- Anda mengimpor data ke sistem lain: kontak, produk, pelanggan, jurnal akuntansi.
- Seorang pengembang atau sebuah alat meminta data mentahnya.
- Anda mengarsipkan data untuk jangka panjang.
- Filenya sangat besar dan Anda ingin tetap bisa mengolahnya.
Pakai Excel bila
- Manusia yang akan membacanya dan butuh pemformatan untuk memahaminya.
- Workbook memuat perhitungan yang masih akan diubah penerimanya.
- Ada beberapa sheet, grafik atau tabel pivot.
- Anda mengirim laporan, bukan kumpulan data.
Berpindah antarformat
Excel ke CSV mengeluarkan satu sheet sebagai CSV, yang memang dibutuhkan kebanyakan proses impor. CSV ke Excel melakukan kebalikannya sekaligus menghindari masalah encoding Excel, karena filenya sudah datang sebagai .xlsx.
Jebakan klasik CSV
- Aksen berantakan disebabkan encoding. Simpan sebagai UTF-8 dengan BOM untuk penerima yang memakai Excel di Windows.
- Angka nol di depan hilang. Excel memperlakukan 0812345678 sebagai angka dan membuang nolnya. Impor kolom seperti ini sebagai teks.
- Tanggal berubah. Tergantung pengaturan regional, 03/04 bisa menjadi Maret atau April. Format tahun-bulan-tanggal tidak menimbulkan keraguan.
- Koma di dalam nilai harus berada di dalam tanda kutip. Ekspor yang baik melakukannya; file yang dibuat manual sering tidak.
Kedua konverter berjalan di browser Anda, jadi daftar pelanggan dan ekspor keuangan tidak pernah dikirim ke mana pun.