CSV eller Excel: hvilket format bør du bruke?
Hva hvert format kan inneholde, hva som går tapt ved konvertering, og når du bør velge hva.
CSV- og Excel-filer lagrer begge rader og kolonner, og Excel åpner begge, så de er lette å blande sammen. De er laget for ulike jobber, og feil valg er årsaken til det meste av hodebryet med regneark.
Hva hvert format er
En CSV-fil (kommaseparerte verdier) er ren tekst: hver linje er en rad, og komma skiller verdiene. Det finnes ingen formatering, ingen formler, ingen ark og ingen farger. Alle programmer kan lese den, og det er hele poenget.
En Excel-arbeidsbok (.xlsx) er en strukturert fil som lagrer verdier, formler, formatering, flere ark, diagrammer, filtre og datatyper. Den er laget for folk som jobber med data, og krever et regnearkprogram for å åpnes.
Side om side
| CSV | Excel (.xlsx) | |
|---|---|---|
| Formler | Nei, bare verdier | Ja |
| Formatering og farger | Nei | Ja |
| Flere ark | Nei, én tabell per fil | Ja |
| Innledende nuller og lange tall | Beholdes i filen, men går ofte tapt når Excel åpner den | Beholdes hvis de er lagret som tekst |
| Åpnes i alle programmer | Ja | Krever et regnearkprogram |
| Godtas av importverktøy | Nesten alltid | Noen ganger |
| Filstørrelse for store datamengder | Liten og enkel | Komprimert, håndterer formatering |
Bruk CSV når
- Du skal importere til et annet system: e-postverktøy, CRM, regnskapsprogram, nettbutikker eller databaser.
- Du skal gi dataene til en utvikler eller et skript.
- Dataene er én enkel tabell som må kunne åpnes overalt.
Konverter en arbeidsbok med Excel til CSV, som eksporterer hvert ark som en egen CSV og skriver datoer i et format alle systemer kan lese.
Bruk Excel når
- Folk skal lese, redigere, filtrere eller lage diagrammer av dataene.
- Du trenger formler, flere ark eller formatering.
- Dataene har koder med innledende nuller som må overleve å bli åpnet.
Gjør en eksport om til en skikkelig arbeidsbok med CSV til Excel, som beholder koder som tekst og finner skilletegnet for deg.
Hva som går tapt ved konvertering til CSV
Formler blir til sine nåværende verdier, formateringen forsvinner, og hvert ark blir en egen fil. Det er som regel akkurat det et importverktøy vil ha, men ta vare på den opprinnelige arbeidsboken hvis du skal redigere den igjen.
Kommaproblemet i Europa
I det meste av Europa, også i Norge, er komma desimaltegn, så Excel lagrer der CSV-filer med semikolon mellom verdiene. En CSV med komma åpnes da som én lang kolonne, og en CSV med semikolon forvirrer importverktøy som forventer komma. Begge konvertererne lar deg velge skilletegn, og CSV til Excel finner det automatisk.
Og JSON?
Skal dataene inn i et nettsted, en app eller et automatiseringsverktøy, er JSON ofte det utvikleren vil ha. CSV til JSON gjør overskriftsraden om til egenskapsnavn.