Yhdistä PDF-tiedostot

Mitä yhdistäminen tekee

Yhdistäminen kopioi useiden PDF-tiedostojen sivut yhdeksi uudeksi asiakirjaksi määräämässäsi järjestyksessä. Alkuperäisiin tiedostoihin ei kosketa, sivuja ei renderöidä eikä pakata uudelleen, ja teksti pysyy valittavana ja haettavana kuten ennenkin. Alkuperäisten tiedostojen kirjanmerkkejä ja lomakekenttiä ei siirretä, millä on harvoin merkitystä arkisissa töissä: saatekirjeen ja ansioluettelon yhdistämisessä, raportin lukujen kokoamisessa, useiden ihmisten allekirjoittamien sivujen keräämisessä tai hakemuksen liitteiden kokoamisessa yhdeksi tiedostoksi palvelimelle lähetettäväksi.

Järjestyksen hallinta

Tiedostot yhdistetään siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät luettelossa. Pudota ne haluamassasi järjestyksessä tai anna niille numeroalkuiset nimet, jotta ne järjestyvät oikein. Tarkista luettelo ennen kuin aloitat: yleisin yhdistämisvirhe on se, että liite päätyy johdannon edelle.

Erikokoiset ja eri suuntaiset sivut

PDF-tiedostot, joiden sivukoot eroavat, yhdistyvät ongelmitta; jokainen sivu säilyttää oman kokonsa, joten A4-raportista ja sitä seuraavasta vaakasuuntaisesta A3-piirustuksesta tulee asiakirja, jossa on molemmat. Katseluohjelmat käsittelevät tämän hyvin. Jos tarvitset tulostusta varten yhtenäiset sivut, tulosta katseluohjelmastasi jälkikäteen PDF-tiedostoksi niin, että ”Sovita sivulle” on valittuna.

Suojaus ja lukitut PDF:t

PDF-tiedostoa, joka on salattu avaussalasanalla, ei voi yhdistää ennen kuin se on avattu, koska sen sivuja ei voi lukea. Avaa se katseluohjelmassa, anna salasana ja tallenna ensin lukitsematon kopio. PDF-tiedostot, joissa on vain omistajan salasana (tulostus- tai muokkausrajoitukset), yhdistyvät yleensä normaalisti.

Tiedostokoko yhdistämisen jälkeen

Yhdistetty tiedosto on suunnilleen alkuperäisten yhteenlaskettu koko. Jaettuja resursseja, kuten fontteja, ei poisteta tiedostojen väliltä päällekkäisinä, joten se voi olla hieman suurempi. Jos tuloksen täytyy olla pienempi, aja se PDF-pakkaajan läpi. Muista, että pakkaus toimii parhaiten asiakirjoissa, joissa on paljon skannauksia, ja auttaa vain vähän pelkkää tekstiä sisältävissä PDF-tiedostoissa, jotka ovat jo valmiiksi pieniä.

Käytännön esimerkkejä

• Yhdistä sähköpostilla palautettu allekirjoitussivu allekirjoittamattomaan sopimustekstiin.
• Kokoa hakemuspaketti: lomake, henkilöllisyystodistus, osoitetodistus ja tiliote yhtenä PDF-tiedostona.
• Yhdistä kuukausittaiset tiliotteet yhdeksi vuositiedostoksi kirjanpitäjälle.
• Yhdistä erillisinä PDF-tiedostoina ladatut luentomuistiinpanot yhdeksi asiakirjaksi offline-lukemista varten.
• Kokoa joukko laskuja yhdeksi tiedostoksi ostotilausta varten.

Koska yhdistäminen tapahtuu kokonaan selaimessasi, luottamuksellisia asiakirjoja, kuten sopimuksia, potilastietoja ja talousasiakirjoja, ei lähetetä palvelimelle minnekään.