Näin pienennät PDF-tiedoston kokoa
Selvitä, miksi PDF on suuri, ja pienennä se oikealla tavalla sähköpostin rajoja, asiointipalveluja ja arkistointia varten.
PDF on tiedostomuotojen joukossa poikkeuksellinen siinä, että kaksi ruudulla täysin samannäköistä asiakirjaa voivat erota kooltaan satakertaisesti. Kun ymmärrät miksi, osaat pienentää tiedoston pilaamatta sitä.
Teksti-PDF:t ja skannatut PDF:t
Wordista, Google Docsista, InDesignista tai verkkosivulta tallennettu PDF sisältää tekstin tekstinä: fonttitiedot sekä merkit ja niiden sijainnit. Viisikymmentä tällaista sivua vie tyypillisesti alle megatavun. Tekstin voi valita ja sitä voi hakea, ja se pysyy terävänä miten paljon tahansa suurennettuna.
Skannerista, puhelimen skannaussovelluksesta, faksista tai kuvan ”tulosta PDF:ksi” -toiminnosta syntyvä PDF sisältää jokaisen sivun valokuvana. Mikään ei ole tekstiä, vaan sivu on kuva tekstistä. Skannerien oletusasetuksilla, 300-600 dpi värillisenä, jokainen sivu on 2-10 MB, ja viidenkymmenen sivun skannaus voi olla 200 MB tai enemmän.
Nopea testi: yritä valita sana hiiren osoittimella. Jos onnistut, kyseessä on teksti-PDF. Jos koko sivu korostuu yhtenä lohkona tai mitään ei valikoidu, kyseessä on skannaus.
Skannatun PDF:n pienentäminen
Tässä tapauksessa pakkaaminen toimii todella tehokkaasti. Skannaus on hyödyllinen vain niin kauan kuin se on luettavissa, ja luettavuus vaatii paljon pienemmän tarkkuuden kuin skannerien oletusasetukset. Kun jokainen sivu piirretään uudelleen 150 dpi:n tarkkuudella ja koodataan JPG-kuvaksi laadulla 75, tyypillinen skannaus pienenee 80-95 % ilman käytännön haittaa. PDF:n pakkaustyökalu tekee juuri tämän laitteellasi.
| Skannauksen tyyppi | Alkuperäinen | Pakkauksen jälkeen (keskitaso) |
|---|---|---|
| 20 sivua, puhelimen skannaussovellus, värillinen | 45-70 MB | 3-6 MB |
| 10 sivua, tasoskanneri 600 dpi värillisenä | 60-90 MB | 4-8 MB |
| 50 sivua, toimiston kopiokone 300 dpi | 40-60 MB | 8-15 MB |
| 5 sivua, kuitteja valokuvina | 15-25 MB | 1-2 MB |
Asiakirjoille, joita luetaan vain ruudulta, 100 dpi riittää. Kaikessa, mikä saatetaan tulostaa, pysy vähintään 150 dpi:ssä. Pienellä präntätty teksti, leimat ja allekirjoitukset tarvitsevat 200 dpi.
Tekstipohjaisen PDF:n pienentäminen
Tässä sivujen pakkaaminen kuviksi on väärä työkalu: se tekisi pienestä, haettavasta tiedostosta suuremman, jota ei voi hakea. Kun teksti-PDF on yllättävän suuri, syy on lähes aina jokin näistä:
- Liian suuret upotetut kuvat. Asiakirjaan sijoitettu 6 MB:n valokuva pysyy PDF:ssä 6 MB:n kokoisena, vaikka se näytettäisiin postimerkin kokoisena. Korjaa asia lähteessä: pienennä kuvat ennen kuin lisäät ne, tai käytä tallennusikkunan kuvien pienennysvalintaa (Word: Compress Pictures, Acrobat: Reduce File Size, InDesign: tallennusasetus ”Smallest File Size”).
- Kokonaan upotetut fontit. Jotkin tallennukset upottavat kokonaisia fonttiperheitä pelkkien käytettyjen merkkien sijaan. Valitse tallennusikkunassa ”subset fonts”.
- Poistamaton muokkaushistoria. Jotkin editorit säilyttävät tiedoston sisällä objektien vanhoja versioita. Kun tallennat uuden kopion ”Save As” -toiminnolla, ne häviävät.
- Vektorigrafiikka, jossa on tuhansia polkuja. Kartat ja CAD-piirustukset ovat luonnostaan suuria, ja ratkaisu on muuttaa vain nämä sivut kuviksi.
Tarpeettomien sivujen poistaminen
Yksinkertaisin tapa pienentää kokoa on lähettää vähemmän sivuja. Jos asiointipalvelu tarvitsee vain yhden sivun tiliotteesta tai yhden todistuksen nipusta, irrota juuri se sivu jakotyökalulla. Yhdistä tähän pakkaus, jos irrotettu sivu on itsessään raskas skannaus.
Tavallisten kokorajojen alittaminen
| Kohde | Tyypillinen raja | Toimintatapa |
|---|---|---|
| Sähköposti (Gmail, Outlook) | 20-25 MB | Keskitason pakkaus riittää yleensä |
| Viranomaisten ja yliopistojen asiointipalvelut | 2-10 MB | Keskitason tai voimakas pakkaus, irrota tarpeettomat sivut |
| Työhakemusjärjestelmät | 1-5 MB | Tallenna CV suoraan Wordista skannaamisen sijaan ja pakkaa, jos se on skannattu |
| Pikaviestisovellukset | 100 MB:stä 2 GB:hen | Harvoin ongelma, pakkaa vastaanottajan datapaketin vuoksi |
Alkuperäisen säilyttäminen
Pakkaus toimii vain yhteen suuntaan. Säilytä alkuperäinen korkearesoluutioinen skannaus omaa arkistoasi varten ja lähetä pakattu kopio. Koska jokainen tämän sivuston työkalu toimii selaimessasi, alkuperäinen ei poistu laitteeltasi kummassakaan tapauksessa.