So reduzierst du die Größe eines PDFs
Finde heraus, warum ein PDF groß ist, und verkleinere es dann richtig für E-Mail-Limits, Portale und Speicherung.
PDF ist unter den Dateiformaten insofern ungewöhnlich, als zwei Dokumente, die am Bildschirm identisch aussehen, sich in der Größe um den Faktor hundert unterscheiden können. Zu verstehen, warum, ist der Schlüssel, um eines zu verkleinern, ohne es zu ruinieren.
Text-PDFs versus Scan-PDFs
Ein PDF, das aus Word, Google Docs, InDesign oder einer Webseite exportiert wurde, enthält Text als Text: Schriftdaten plus die Zeichen und wo sie hingehören. Fünfzig Seiten davon haben typischerweise unter einem Megabyte. Text ist markierbar, durchsuchbar und beim Zoomen unendlich scharf.
Ein PDF von einem Scanner, einer Handy-Scan-App, einem Fax oder einem „Drucken in PDF“ eines Bildes enthält jede Seite als Foto. Nichts ist Text; die Seite ist ein Bild von Text. Bei Scanner-Standardwerten von 300 bis 600 dpi in Farbe hat jede Seite 2 bis 10 MB, und ein fünfzigseitiger Scan kann 200 MB oder mehr haben.
Der schnelle Test: Versuche, ein Wort mit dem Cursor zu markieren. Wenn es geht, ist es ein Text-PDF. Wenn sich die ganze Seite als ein Block markiert oder gar nichts, ist es ein Scan.
Ein gescanntes PDF verkleinern
Das ist der Fall, in dem Komprimierung dramatisch wirkt. Ein Scan ist nur so nützlich, wie er lesbar ist, und Lesbarkeit braucht weit weniger Auflösung, als Scanner standardmäßig liefern. Jede Seite mit 150 dpi neu zu rendern und als JPG mit Qualität 75 neu zu kodieren kürzt einen typischen Scan um 80 bis 95 % ohne praktischen Verlust. Der PDF-Kompressor macht genau das auf deinem Gerät.
| Scan-Typ | Original | Nach Komprimierung (Mittel) |
|---|---|---|
| 20 Seiten, Handy-Scan-App, Farbe | 45 bis 70 MB | 3 bis 6 MB |
| 10 Seiten, Flachbett mit 600 dpi Farbe | 60 bis 90 MB | 4 bis 8 MB |
| 50 Seiten, Bürokopierer mit 300 dpi | 40 bis 60 MB | 8 bis 15 MB |
| 5 Seiten, Fotos von Kassenbons | 15 bis 25 MB | 1 bis 2 MB |
Für Dokumente, die nur je am Bildschirm gelesen werden, reichen 100 dpi. Für alles, was gedruckt werden könnte, bleib bei 150 oder darüber. Kleingedrucktes, Stempel und Unterschriften brauchen 200.
Ein textbasiertes PDF verkleinern
Hier ist die Komprimierung von Seitenbildern das falsche Werkzeug: Sie würde eine kleine, durchsuchbare Datei in eine größere, nicht durchsuchbare verwandeln. Wenn ein Text-PDF unerwartet groß ist, ist die Ursache fast immer eine von diesen:
- Überdimensionierte eingebettete Bilder. Ein 6-MB-Foto, das in ein Dokument gesetzt wird, bleibt im PDF 6 MB, auch wenn es in Briefmarkengröße angezeigt wird. Behebe es an der Quelle: Verkleinere Bilder vor dem Einfügen oder nutze die Option zum Herunterrechnen im Exportdialog (Word: Bilder komprimieren; Acrobat: Dateigröße verringern; InDesign: Exportvorgabe „Kleinste Dateigröße“).
- Vollständig eingebettete Schriften. Manche Exporte betten ganze Schriftfamilien ein statt nur der verwendeten Zeichen. Wähle im Exportdialog „Schriften als Untergruppe einbetten“.
- Nicht entfernter Bearbeitungsverlauf. Manche Editoren behalten alte Versionen von Objekten in der Datei. Ein „Speichern unter“ als neue Kopie verwirft sie.
- Vektorgrafiken mit Tausenden Pfaden. Karten und CAD-Zeichnungen sind von Natur aus groß; nur diese Seiten zu rastern ist die Lösung.
Seiten entfernen, die du nicht brauchst
Die einfachste Größenreduktion ist, weniger Seiten zu schicken. Wenn ein Portal eine Seite eines Kontoauszugs oder ein einzelnes Zertifikat aus einem Bündel braucht, nimm das Teilen-Tool, um nur diese Seite zu extrahieren. Kombiniere es mit Komprimierung, wenn die extrahierte Seite selbst ein schwerer Scan ist.
Gängige Größenlimits einhalten
| Ziel | Typisches Limit | Vorgehen |
|---|---|---|
| E-Mail (Gmail, Outlook) | 20 bis 25 MB | Mittlere Komprimierung reicht meist |
| Behörden- / Universitätsportale | 2 bis 10 MB | Mittlere oder starke Komprimierung, unnötige Seiten heraustrennen |
| Bewerbungssysteme | 1 bis 5 MB | Lebenslauf direkt aus Word exportieren statt scannen; komprimieren, falls gescannt |
| Messenger-Apps | 100 MB bis 2 GB | Selten ein Problem; für das Datenvolumen des Empfängers komprimieren |
Das Original behalten
Komprimierung ist eine Einbahnstraße. Behalte den hochauflösenden Originalscan für deine Unterlagen und schick die komprimierte Kopie. Da jedes Tool auf dieser Website in deinem Browser läuft, verlässt das Original in keinem Fall dein Gerät.