วิธีลดขนาดไฟล์ PDF
หาสาเหตุว่าทำไม PDF ถึงใหญ่ แล้วลดขนาดอย่างถูกวิธีให้ผ่านข้อจำกัดของอีเมล เว็บพอร์ทัล และพื้นที่จัดเก็บ
PDF แตกต่างจากไฟล์ฟอร์แมตอื่นตรงที่เอกสารสองฉบับซึ่งดูเหมือนกันทุกอย่างบนหน้าจอ อาจมีขนาดต่างกันได้ถึงร้อยเท่า การเข้าใจว่าทำไมจึงเป็นเช่นนั้นคือกุญแจสำคัญในการลดขนาดโดยไม่ทำให้ไฟล์เสียหาย
PDF แบบข้อความกับ PDF แบบสแกน
PDF ที่ส่งออกจาก Word, Google Docs, InDesign หรือหน้าเว็บ จะเก็บข้อความไว้เป็นข้อความ คือข้อมูลฟอนต์ รวมกับตัวอักษรและตำแหน่งที่จะวาง เอกสารแบบนี้ห้าสิบหน้าโดยทั่วไปมีขนาดไม่ถึงหนึ่งเมกะไบต์ ข้อความเลือกได้ ค้นหาได้ และคมชัดเสมอไม่ว่าจะซูมแค่ไหน
PDF จากเครื่องสแกน แอปสแกนบนมือถือ แฟกซ์ หรือการ "พิมพ์เป็น PDF" จากรูปภาพ จะเก็บแต่ละหน้าไว้เป็นภาพถ่าย ไม่มีส่วนไหนเป็นข้อความเลย หน้ากระดาษเป็นเพียงภาพของข้อความ ด้วยค่าเริ่มต้นของเครื่องสแกนที่ 300 ถึง 600 dpi แบบสี แต่ละหน้ามีขนาด 2 ถึง 10 MB และเอกสารสแกนห้าสิบหน้าอาจมีขนาด 200 MB หรือมากกว่า
วิธีทดสอบง่าย ๆ: ลองใช้เคอร์เซอร์เลือกคำสักคำ ถ้าเลือกได้ แสดงว่าเป็น PDF แบบข้อความ ถ้าทั้งหน้าถูกไฮไลต์เป็นก้อนเดียวหรือเลือกอะไรไม่ได้เลย แสดงว่าเป็นไฟล์สแกน
ลดขนาด PDF ที่มาจากการสแกน
กรณีนี้การบีบอัดได้ผลอย่างเห็นได้ชัด ไฟล์สแกนมีประโยชน์เท่าที่อ่านออก และการอ่านออกต้องการความละเอียดน้อยกว่าค่าเริ่มต้นของเครื่องสแกนมาก การเรนเดอร์แต่ละหน้าใหม่ที่ 150 dpi แล้วเข้ารหัสใหม่เป็น JPG ที่คุณภาพ 75 จะลดขนาดไฟล์สแกนทั่วไปได้ 80 ถึง 95% โดยแทบไม่สูญเสียอะไรในทางปฏิบัติ เครื่องมือบีบอัด PDF ทำแบบนี้บนอุปกรณ์ของคุณ
| ประเภทการสแกน | ต้นฉบับ | หลังบีบอัด (ระดับกลาง) |
|---|---|---|
| 20 หน้า, แอปสแกนบนมือถือ, สี | 45 ถึง 70 MB | 3 ถึง 6 MB |
| 10 หน้า, สแกนเนอร์แบบแท่นวางที่ 600 dpi สี | 60 ถึง 90 MB | 4 ถึง 8 MB |
| 50 หน้า, เครื่องถ่ายเอกสารในออฟฟิศที่ 300 dpi | 40 ถึง 60 MB | 8 ถึง 15 MB |
| 5 หน้า, ภาพถ่ายใบเสร็จ | 15 ถึง 25 MB | 1 ถึง 2 MB |
เอกสารที่จะอ่านบนหน้าจอเท่านั้น 100 dpi ก็เพียงพอ ถ้ามีโอกาสต้องพิมพ์ ให้ใช้ 150 ขึ้นไป ส่วนตัวอักษรเล็ก ตราประทับ และลายเซ็น ควรใช้ 200
ลดขนาด PDF แบบข้อความ
ในกรณีนี้ การบีบอัดภาพของแต่ละหน้าเป็นเครื่องมือที่ผิด เพราะจะเปลี่ยนไฟล์เล็กที่ค้นหาได้ ให้กลายเป็นไฟล์ใหญ่กว่าเดิมที่ค้นหาไม่ได้ เมื่อ PDF แบบข้อความมีขนาดใหญ่ผิดปกติ สาเหตุแทบทุกครั้งคือหนึ่งในข้อต่อไปนี้
- รูปภาพที่ฝังไว้มีขนาดใหญ่เกินไป ภาพถ่ายขนาด 6 MB ที่ใส่ในเอกสาร ก็ยังคงมีขนาด 6 MB ใน PDF แม้จะแสดงผลเล็กเท่าแสตมป์ก็ตาม แก้ที่ต้นทาง: ปรับขนาดรูปภาพก่อนแทรก หรือใช้ตัวเลือกลดความละเอียดรูปภาพในหน้าต่างส่งออก (Word: Compress Pictures, Acrobat: Reduce File Size, InDesign: พรีเซ็ตส่งออก "Smallest File Size")
- ฝังฟอนต์ทั้งชุด การส่งออกบางแบบจะฝังฟอนต์ทั้งตระกูล แทนที่จะฝังเฉพาะตัวอักษรที่ใช้ ให้เลือก "subset fonts" ในหน้าต่างส่งออก
- ประวัติการแก้ไขที่ยังไม่ถูกลบ โปรแกรมแก้ไขบางตัวเก็บอ็อบเจกต์เวอร์ชันเก่าไว้ในไฟล์ การใช้ "Save As" เป็นสำเนาใหม่จะทิ้งข้อมูลเหล่านั้นไป
- งานกราฟิกเวกเตอร์ที่มีเส้นนับพันเส้น แผนที่และแบบ CAD มีขนาดใหญ่โดยธรรมชาติ วิธีแก้คือแปลงเฉพาะหน้าเหล่านั้นเป็นภาพแรสเตอร์
ลบหน้าที่ไม่จำเป็นออก
วิธีลดขนาดที่ง่ายที่สุดคือส่งหน้าให้น้อยลง ถ้าพอร์ทัลต้องการเพียงหน้าเดียวจากใบแจ้งยอด หรือใบรับรองฉบับเดียวจากชุดเอกสาร ให้ใช้ เครื่องมือแยกไฟล์ PDF ดึงเฉพาะหน้านั้นออกมา และบีบอัดเพิ่มถ้าหน้าที่ดึงออกมาเป็นไฟล์สแกนที่หนัก
ทำให้ผ่านข้อจำกัดขนาดที่พบบ่อย
| ปลายทาง | ขีดจำกัดทั่วไป | วิธีจัดการ |
|---|---|---|
| อีเมล (Gmail, Outlook) | 20 ถึง 25 MB | บีบอัดระดับกลางมักเพียงพอ |
| พอร์ทัลราชการ / มหาวิทยาลัย | 2 ถึง 10 MB | บีบอัดระดับกลางหรือสูง และแยกหน้าที่ไม่จำเป็นออก |
| ระบบสมัครงาน | 1 ถึง 5 MB | ส่งออกเรซูเม่จาก Word โดยตรงแทนการสแกน ถ้าเป็นไฟล์สแกนให้บีบอัด |
| แอปแชต | 100 MB ถึง 2 GB | แทบไม่เป็นปัญหา บีบอัดเพื่อประหยัดอินเทอร์เน็ตของผู้รับ |
เก็บต้นฉบับไว้
การบีบอัดย้อนกลับไม่ได้ เก็บไฟล์สแกนต้นฉบับความละเอียดสูงไว้เป็นหลักฐาน แล้วส่งสำเนาที่บีบอัดแล้ว เนื่องจากเครื่องมือทุกตัวบนเว็บไซต์นี้ทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ ต้นฉบับจึงไม่เคยออกจากอุปกรณ์ของคุณไม่ว่าในกรณีใด