PDF का आकार कैसे घटाएँ
पहले पता लगाइए कि PDF भारी क्यों है, फिर ईमेल, पोर्टल और संग्रह के लिए उसे सही तरीक़े से छोटा कीजिए।
फ़ाइल फ़ॉर्मैट में PDF अनोखा है: स्क्रीन पर बिल्कुल एक जैसे दिखने वाले दो दस्तावेज़ों के आकार में सौ गुना तक का फ़र्क़ हो सकता है। इसकी वजह समझना ही उसे बिगाड़े बिना छोटा करने की कुंजी है।
टेक्स्ट वाले PDF और स्कैन वाले PDF
Word, Google Docs, InDesign या किसी वेब पेज से निर्यात किया गया PDF टेक्स्ट को टेक्स्ट की तरह रखता है: फ़ॉन्ट का डेटा, अक्षर और उन्हें कहाँ रखना है। ऐसे पचास पेज आम तौर पर एक मेगाबाइट से कम होते हैं। टेक्स्ट चुना जा सकता है, खोजा जा सकता है, और ज़ूम करने पर हमेशा साफ़ रहता है।
स्कैनर, फ़ोन के स्कैनिंग ऐप, फ़ैक्स या किसी इमेज के "PDF में प्रिंट" से बना PDF हर पेज को एक फ़ोटो की तरह रखता है। उसमें कुछ भी टेक्स्ट नहीं होता; पेज टेक्स्ट की एक तस्वीर होता है। स्कैनर की डिफ़ॉल्ट सेटिंग, यानी रंगीन में 300 से 600 dpi पर, हर पेज 2 से 10 MB का होता है, और पचास पेज का स्कैन 200 MB या उससे ज़्यादा हो सकता है।
जल्दी जाँचने का तरीक़ा: कर्सर से कोई शब्द चुनकर देखिए। अगर चुना जाता है, तो वह टेक्स्ट वाला PDF है। अगर पूरा पेज एक ही डिब्बे की तरह चुना जाता है या कुछ भी नहीं चुना जाता, तो वह स्कैन है।
स्कैन वाले PDF को छोटा करना
यही वह मामला है जहाँ कंप्रेशन ज़बरदस्त असर करता है। स्कैन उतना ही उपयोगी है जितना वह पढ़ा जा सके, और पढ़ने के लिए उससे कहीं कम रिज़ॉल्यूशन चाहिए जितनी स्कैनर डिफ़ॉल्ट रूप से लेते हैं। हर पेज को 150 dpi पर दोबारा बनाकर क्वालिटी 75 के JPG के रूप में सहेजना एक आम स्कैन को 80 से 95% तक घटा देता है, बिना किसी व्यावहारिक नुक़सान के। PDF कंप्रेसर आपके डिवाइस पर ठीक यही करता है।
| स्कैन का प्रकार | मूल | कंप्रेशन के बाद (मध्यम) |
|---|---|---|
| 20 पेज, फ़ोन का स्कैनिंग ऐप, रंगीन | 45 से 70 MB | 3 से 6 MB |
| 10 पेज, फ़्लैटबेड, 600 dpi रंगीन | 60 से 90 MB | 4 से 8 MB |
| 50 पेज, दफ़्तर का कॉपियर, 300 dpi | 40 से 60 MB | 8 से 15 MB |
| 5 पेज, रसीदों की फ़ोटो | 15 से 25 MB | 1 से 2 MB |
जो दस्तावेज़ सिर्फ़ स्क्रीन पर पढ़े जाएँगे, उनके लिए 100 dpi काफ़ी है। जो कभी छप भी सकते हैं, उनके लिए 150 या उससे ऊपर रहिए। बहुत छोटे अक्षर, मुहरें और हस्ताक्षरों के लिए 200 चाहिए।
टेक्स्ट वाले PDF को छोटा करना
यहाँ पेज को इमेज बनाकर कंप्रेस करना ग़लत औज़ार है: इससे एक छोटी, खोजने लायक फ़ाइल एक बड़ी, न खोजने लायक फ़ाइल बन जाएगी। जब कोई टेक्स्ट वाला PDF अचानक भारी निकले, तो वजह लगभग हमेशा इनमें से कोई होती है:
- ज़रूरत से बड़ी भीतर लगी इमेज। किसी दस्तावेज़ में लगी 6 MB की फ़ोटो PDF में भी 6 MB ही रहती है, भले ही वह डाक टिकट जितनी दिख रही हो। इसे जड़ से ठीक कीजिए: इमेज लगाने से पहले उनका साइज़ बदलिए, या निर्यात के विकल्पों में इमेज घटाने वाली सेटिंग चुनिए (Word में Compress Pictures, Acrobat में Reduce File Size, InDesign में "Smallest File Size" वाला प्रीसेट)।
- पूरे के पूरे जुड़े फ़ॉन्ट। कुछ निर्यात सिर्फ़ इस्तेमाल हुए अक्षरों के बजाय पूरा फ़ॉन्ट परिवार भीतर रख देते हैं। निर्यात के विकल्पों में "subset fonts" चुनिए।
- न हटाया गया संपादन का इतिहास। कुछ एडिटर वस्तुओं के पुराने संस्करण फ़ाइल के भीतर रखे रहते हैं। "Save As" से नई कॉपी सहेजने पर वे हट जाते हैं।
- हज़ारों रेखाओं वाले वेक्टर चित्र। नक़्शे और CAD ड्रॉइंग स्वभाव से भारी होते हैं; सिर्फ़ उन पेजों को इमेज में बदलना इसका हल है।
बेकार पेज हटाना
आकार घटाने का सबसे आसान तरीक़ा है कम पेज भेजना। अगर किसी पोर्टल को स्टेटमेंट का एक पेज या पूरे बंडल में से सिर्फ़ एक प्रमाणपत्र चाहिए, तो PDF अलग करने वाले टूल से सिर्फ़ वही पेज निकाल लीजिए। अगर निकाला गया पेज ख़ुद भारी स्कैन है, तो उसे कंप्रेशन के साथ जोड़िए।
आम सीमाओं के भीतर आना
| कहाँ भेजना है | आम सीमा | तरीक़ा |
|---|---|---|
| ईमेल (Gmail, Outlook) | 20 से 25 MB | मध्यम कंप्रेशन आम तौर पर काफ़ी है |
| सरकारी और विश्वविद्यालय पोर्टल | 2 से 10 MB | मध्यम या तेज़ कंप्रेशन, और बेकार पेज अलग कीजिए |
| नौकरी के आवेदन के सिस्टम | 1 से 5 MB | बायोडाटा स्कैन करने के बजाय सीधे Word से निर्यात कीजिए; स्कैन हो तो कंप्रेस कीजिए |
| मैसेजिंग ऐप | 100 MB से 2 GB | शायद ही दिक़्क़त; पाने वाले के डेटा प्लान के लिए कंप्रेस कीजिए |
मूल फ़ाइल सहेजकर रखिए
कंप्रेशन एकतरफ़ा है। अपने रिकॉर्ड के लिए ऊँची रिज़ॉल्यूशन वाला मूल स्कैन रखिए और कंप्रेस की हुई कॉपी भेजिए। चूँकि इस साइट का हर टूल आपके ब्राउज़र में चलता है, मूल फ़ाइल दोनों ही हालात में कभी आपका डिवाइस नहीं छोड़ती।