PDF کا سائز کیسے کم کریں
پہلے معلوم کریں کہ PDF بڑی کیوں ہے، پھر ای میل کی حد، پورٹلز اور اسٹوریج کے لیے اسے صحیح طریقے سے چھوٹا کریں۔
فائل فارمیٹس میں PDF اس لحاظ سے منفرد ہے کہ اسکرین پر بالکل ایک جیسی نظر آنے والی دو دستاویزات کے سائز میں سو گنا کا فرق ہو سکتا ہے۔ اس کی وجہ سمجھنا ہی PDF کو خراب کیے بغیر چھوٹا کرنے کی کنجی ہے۔
متن والی PDF بمقابلہ اسکین شدہ PDF
Word، Google Docs، InDesign یا کسی ویب صفحے سے ایکسپورٹ کی گئی PDF میں متن، متن کی صورت میں ہوتا ہے: فونٹ کا ڈیٹا، حروف اور یہ کہ انہیں کہاں رکھنا ہے۔ ایسے پچاس صفحات عام طور پر ایک میگا بائٹ سے کم ہوتے ہیں۔ متن منتخب کیا جا سکتا ہے، تلاش کیا جا سکتا ہے اور زوم کرنے پر ہمیشہ صاف رہتا ہے۔
اسکینر، فون کی اسکیننگ ایپ، فیکس یا کسی تصویر کو «print to PDF» کرنے سے بننے والی PDF میں ہر صفحہ ایک تصویر کی صورت میں ہوتا ہے۔ اس میں کچھ بھی متن نہیں ہوتا، صفحہ دراصل متن کی تصویر ہوتا ہے۔ اسکینر کی عام سیٹنگز یعنی رنگین 300 سے 600 dpi پر ہر صفحہ 2 سے 10 MB کا ہوتا ہے، اور پچاس صفحات کا اسکین 200 MB یا اس سے بھی زیادہ ہو سکتا ہے۔
فوری جانچ: کرسر سے کوئی لفظ منتخب کرنے کی کوشش کریں۔ اگر لفظ منتخب ہو جائے تو یہ متن والی PDF ہے۔ اگر پورا صفحہ ایک بلاک کی طرح نمایاں ہو جائے یا کچھ بھی منتخب نہ ہو تو یہ اسکین ہے۔
اسکین شدہ PDF کو چھوٹا کرنا
یہی وہ صورت ہے جہاں کمپریشن سب سے زیادہ فرق ڈالتی ہے۔ اسکین کی قدر اتنی ہی ہے جتنا وہ پڑھنے کے قابل ہو، اور پڑھنے کے لیے اس سے کہیں کم ریزولوشن کافی ہے جتنی اسکینر پہلے سے سیٹ رکھتے ہیں۔ ہر صفحے کو 150 dpi پر دوبارہ بنا کر کوالٹی 75 والی JPG کی صورت میں انکوڈ کرنے سے عام اسکین 80 سے 95% چھوٹا ہو جاتا ہے، اور عملی طور پر کوئی نقصان نہیں ہوتا۔ PDF کمپریس کرنے کا ٹول آپ کے آلے پر بالکل یہی کرتا ہے۔
| اسکین کی قسم | اصل سائز | کمپریشن کے بعد (درمیانی) |
|---|---|---|
| 20 صفحات، فون اسکیننگ ایپ، رنگین | 45 سے 70 MB | 3 سے 6 MB |
| 10 صفحات، فلیٹ بیڈ اسکینر، 600 dpi رنگین | 60 سے 90 MB | 4 سے 8 MB |
| 50 صفحات، دفتر کی فوٹو کاپی مشین، 300 dpi | 40 سے 60 MB | 8 سے 15 MB |
| 5 صفحات، رسیدوں کی تصاویر | 15 سے 25 MB | 1 سے 2 MB |
جو دستاویزات صرف اسکرین پر پڑھی جائیں گی ان کے لیے 100 dpi کافی ہے۔ جس چیز کے پرنٹ ہونے کا امکان ہو اس کے لیے 150 یا اس سے اوپر رہیں۔ باریک تحریر، مہروں اور دستخطوں کو 200 چاہیے۔
متن والی PDF کو چھوٹا کرنا
یہاں صفحات کو تصویر بنا کر کمپریس کرنا غلط طریقہ ہے: یہ ایک چھوٹی، قابل تلاش فائل کو بڑی اور ناقابل تلاش فائل میں بدل دے گا۔ جب متن والی PDF غیر متوقع طور پر بڑی ہو تو وجہ تقریباً ہمیشہ ان میں سے کوئی ایک ہوتی ہے:
- ضرورت سے بڑی شامل کی گئی تصاویر۔ دستاویز میں رکھی گئی 6 MB کی تصویر PDF میں بھی 6 MB ہی رہتی ہے، چاہے وہ ڈاک ٹکٹ جتنی چھوٹی دکھائی جائے۔ اسے بنیاد سے ٹھیک کریں: تصاویر شامل کرنے سے پہلے ان کا سائز کم کریں، یا ایکسپورٹ ونڈو میں تصاویر کا ریزولوشن گھٹانے والا آپشن استعمال کریں (Word میں «Compress Pictures»، Acrobat میں «Reduce File Size»، InDesign میں ایکسپورٹ پری سیٹ «Smallest File Size»)۔
- پورے شامل کیے گئے فونٹس۔ کچھ ایکسپورٹس صرف استعمال شدہ حروف کے بجائے پوری فونٹ فیملی شامل کر دیتی ہیں۔ ایکسپورٹ ونڈو میں «subset fonts» منتخب کریں۔
- ترمیم کی پرانی تاریخ جو ہٹائی نہیں گئی۔ کچھ ایڈیٹر اشیاء کے پرانے ورژن فائل کے اندر رکھ لیتے ہیں۔ «Save As» سے نئی کاپی بنانے پر یہ ختم ہو جاتے ہیں۔
- ہزاروں لکیروں والی ویکٹر آرٹ ورک۔ نقشے اور CAD ڈرائنگز فطری طور پر بڑے ہوتے ہیں۔ صرف ان صفحات کو تصویر میں بدل دینا اس کا حل ہے۔
غیر ضروری صفحات ہٹانا
سائز کم کرنے کا سب سے آسان طریقہ کم صفحات بھیجنا ہے۔ اگر کسی پورٹل کو اسٹیٹمنٹ کا صرف ایک صفحہ یا کئی سرٹیفکیٹس میں سے صرف ایک چاہیے تو PDF تقسیم کریں ٹول سے صرف وہی صفحہ نکال لیں۔ اگر نکالا گیا صفحہ خود بھی بھاری اسکین ہو تو اس کے ساتھ کمپریشن بھی کریں۔
سائز کی عام حدوں کے اندر رہنا
| منزل | عام حد | طریقہ |
|---|---|---|
| ای میل (Gmail، Outlook) | 20 سے 25 MB | عموماً درمیانی کمپریشن کافی ہوتی ہے |
| سرکاری اور یونیورسٹی پورٹلز | 2 سے 10 MB | درمیانی یا زیادہ کمپریشن، غیر ضروری صفحات الگ کر دیں |
| ملازمت کی درخواست کے سسٹم | 1 سے 5 MB | CV اسکین کرنے کے بجائے سیدھا Word سے ایکسپورٹ کریں، اسکین ہو تو کمپریس کریں |
| میسجنگ ایپس | 100 MB سے 2 GB | شاذ و نادر مسئلہ بنتی ہیں، وصول کنندہ کے ڈیٹا پیکج کا خیال کر کے کمپریس کریں |
اصل فائل سنبھال کر رکھیں
کمپریشن یک طرفہ عمل ہے۔ اپنے ریکارڈ کے لیے اصل ہائی ریزولوشن اسکین سنبھال کر رکھیں اور کمپریس شدہ کاپی بھیجیں۔ چونکہ اس سائٹ کا ہر ٹول آپ کے براؤزر میں چلتا ہے، اس لیے اصل فائل کسی بھی صورت میں آپ کے آلے سے باہر نہیں جاتی۔