CSV فائلیں ملائیں

ایکسپورٹس کو ایک فائل میں جوڑنا

بہت سے سسٹم ہر مہینے، ہر علاقے، ہر اسٹور یا ہر رپورٹ کے لیے الگ فائل ایکسپورٹ کرتے ہیں۔ ماہانہ سیلز، روزانہ لاگز، ہر ٹیم کی الگ CRM ایکسپورٹ، ایسا فارم ٹول جو ہر مہم کی الگ CSV بناتا ہے۔ تجزیے کے لیے تقریباً ہمیشہ انہیں اکٹھا کرنا پڑتا ہے۔ اسپریڈشیٹ میں ہاتھ سے یہ کام کرنے کا مطلب ہے ہر فائل کھولنا، ہیڈر کے سوا سب کچھ کاپی کرنا، اور پچھلی فائل کے نیچے پیسٹ کرنا، جو سست بھی ہے اور غلطی کا امکان بھی رکھتا ہے۔ یہ ٹول یہ کام ایک ہی قدم میں کر دیتا ہے۔

ملانا کیسے کام کرتا ہے

فائلیں اسی ترتیب سے ڈالیں جس ترتیب سے آپ انہیں جوڑنا چاہتے ہیں۔ پہلی فائل کی ہیڈر قطار رکھی جاتی ہے؛ باقی فائلوں کی ہیڈر قطاریں ہٹا دی جاتی ہیں تاکہ وہ نتیجے کے بیچ میں ڈیٹا قطاروں کی طرح نظر نہ آئیں۔ باقی ہر قطار ترتیب سے آخر میں جڑتی جاتی ہے۔ نتیجہ آپ کے منتخب کردہ نام والی ایک CSV ہوتی ہے، کھولنے یا امپورٹ کرنے کے لیے تیار۔

جب ہیڈرز میل نہ کھائیں

ملانے کا عمل یہ فرض کرتا ہے کہ فائلوں میں ایک جیسے کالم ایک ہی ترتیب سے ہیں، جو ایک ہی سسٹم کی بار بار کی ایکسپورٹس کے لیے درست ہوتا ہے۔ اگر کالم مختلف ہوں تو ٹول قطاریں پھر بھی جوڑ دیتا ہے لیکن نتیجے میں ڈیٹا بے جوڑ ہو گا، اس لیے مختلف ذرائع کی فائلیں ملانے سے پہلے دیکھ لیں کہ ہیڈرز ملتے ہیں۔ جلدی جانچنے کا طریقہ: ہر فائل کھولیں اور پہلی سطر کا موازنہ کریں۔ اگر کسی ایکسپورٹ میں سال کے بیچ میں کوئی کالم شامل ہو گیا ہو تو پہلے کالم نکالنے کے ٹول سے سب کو ایک جیسے کالموں پر لے آئیں۔

ترتیب اور ماخذ

قطاریں فائلوں کی ترتیب اور ہر فائل کے اندر کی ترتیب برقرار رکھتی ہیں۔ اگر ملانے کے بعد یہ جاننا ضروری ہو کہ کون سی قطار کس فائل سے آئی، تو ملانے سے پہلے ہر ایکسپورٹ میں فائل کے نام والا ایک کالم شامل کر دیں، یا فائلوں کی تاریخوں کی حدیں الگ الگ رکھیں تاکہ تاریخ کا کالم خود بتا دے۔

ڈیلیمیٹرز اور انکوڈنگ

ہر فائل اس کے مواد سے پہچانے گئے ڈیلیمیٹر سے پارس ہوتی ہے، اس لیے کاما والی اور سیمی کولن والی فائلیں آپس میں ملائی جا سکتی ہیں۔ نتیجے میں کاما استعمال ہوتا ہے۔ تمام فائلیں UTF-8 کے طور پر پڑھی جاتی ہیں؛ اگر ان میں سے کوئی Windows کی پرانی انکوڈنگ میں ہو اور اعراب والے حروف بگڑے ہوئے دکھائے تو پہلے اسے انکوڈنگ ٹول سے درست کریں۔

عام استعمال

• بارہ ماہانہ بینک یا سیلز ایکسپورٹس کو اکاؤنٹنٹ کے لیے ایک سالانہ فائل میں جوڑنا۔
• کئی علاقائی رابطہ فہرستوں کو ایک میلنگ لسٹ میں ملانا، اور پھر ڈپلیکیٹس ہٹانے کا ٹول چلانا۔
• کئی دنوں کی لاگ فائلوں کو تلاش کے لیے ایک فائل میں جوڑنا۔
• CSV تقسیم کرنے کے ٹول سے بنے حصوں کو دوبارہ جوڑنا۔

سب کچھ آپ کے براؤزر میں چلتا ہے، اس لیے مالی اور گاہکوں کی ایکسپورٹس کبھی اپ لوڈ نہیں ہوتیں۔