Så minskar du storleken på en PDF
Ta reda på varför en PDF är stor och krymp den sedan på rätt sätt för e-postgränser, portaler och lagring.
PDF är ovanligt bland filformat eftersom två dokument som ser exakt likadana ut på skärmen kan skilja sig hundra gånger i storlek. Att förstå varför är nyckeln till att krympa ett dokument utan att förstöra det.
Text-PDF jämfört med skannad PDF
En PDF som har sparats från Word, Google Docs, InDesign eller en webbsida innehåller text som text: typsnittsdata plus tecknen och var de ska placeras. Femtio sådana sidor är normalt under en megabyte. Texten går att markera, går att söka i och förblir knivskarp hur mycket du än zoomar.
En PDF från en skanner, en skanningsapp i mobilen, ett fax eller en "skriv ut till PDF" av en bild innehåller varje sida som ett fotografi. Ingenting är text, utan sidan är en bild av text. Med skannerns standardinställning på 300 till 600 dpi i färg blir varje sida 2 till 10 MB, och en skanning på femtio sidor kan bli 200 MB eller mer.
Snabbtestet: försök att markera ett ord med markören. Går det är det en text-PDF. Markeras hela sidan som ett enda block eller ingenting alls är det en skanning.
Krympa en skannad PDF
Här gör komprimering dramatisk skillnad. En skanning är bara så användbar som den är läsbar, och läsbarhet kräver betydligt lägre upplösning än vad skannrar använder som standard. Att rendera om varje sida i 150 dpi och koda om den som JPG med kvalitet 75 minskar en typisk skanning med 80 till 95 procent utan någon praktisk förlust. PDF-komprimeraren gör precis det på din enhet.
| Typ av skanning | Original | Efter komprimering (medel) |
|---|---|---|
| 20 sidor, skanningsapp i mobilen, färg | 45 till 70 MB | 3 till 6 MB |
| 10 sidor, flatbäddsskanner i 600 dpi färg | 60 till 90 MB | 4 till 8 MB |
| 50 sidor, kontorskopiator i 300 dpi | 40 till 60 MB | 8 till 15 MB |
| 5 sidor, foton av kvitton | 15 till 25 MB | 1 till 2 MB |
För dokument som bara ska läsas på skärm räcker 100 dpi. För allt som kan komma att skrivas ut bör du ligga på 150 eller mer. Finstilt text, stämplar och namnteckningar behöver 200.
Krympa en textbaserad PDF
Här är komprimering av sidbilder fel verktyg: det skulle göra en liten, sökbar fil till en större fil som inte går att söka i. När en text-PDF är oväntat stor beror det nästan alltid på något av följande:
- För stora inbäddade bilder. Ett foto på 6 MB som har placerats i ett dokument är fortfarande 6 MB i PDF:en, även om det visas i frimärksstorlek. Åtgärda det vid källan: ändra storlek på bilderna innan du infogar dem, eller använd alternativet för att nedsampla bilder i exportdialogen (Word: Compress Pictures, Acrobat: Reduce File Size, InDesign: exportförinställningen "Smallest File Size").
- Helt inbäddade typsnitt. Vissa exporter bäddar in hela typsnittsfamiljer i stället för bara de tecken som används. Välj "subset fonts" i exportdialogen.
- Kvarlämnad redigeringshistorik. Vissa redigerare sparar gamla versioner av objekt inuti filen. Med "Spara som" till en ny kopia försvinner de.
- Vektorgrafik med tusentals banor. Kartor och CAD-ritningar är stora av naturen, och lösningen är att rastrera just de sidorna.
Ta bort sidor du inte behöver
Det enklaste sättet att minska storleken är att skicka färre sidor. Om en portal bara behöver en sida av ett kontoutdrag eller ett enda intyg ur en bunt kan du använda verktyget för att dela upp PDF och extrahera just den sidan. Kombinera det med komprimering om den extraherade sidan i sig är en tung skanning.
Klara vanliga storleksgränser
| Mottagare | Typisk gräns | Metod |
|---|---|---|
| E-post (Gmail, Outlook) | 20 till 25 MB | Medelkomprimering räcker oftast |
| Myndighets- och universitetsportaler | 2 till 10 MB | Medel eller stark komprimering, dela upp och ta bort onödiga sidor |
| Rekryteringssystem | 1 till 5 MB | Exportera CV:t direkt från Word i stället för att skanna, komprimera om det är skannat |
| Meddelandeappar | 100 MB till 2 GB | Sällan ett problem, komprimera med tanke på mottagarens dataabonnemang |
Spara originalet
Komprimering går bara åt ett håll. Spara originalskanningen i hög upplösning för ditt eget arkiv och skicka den komprimerade kopian. Eftersom alla verktyg på den här webbplatsen körs i din webbläsare lämnar originalet aldrig din enhet, oavsett vad du gör.