Dubbele regels verwijderen in Excel en Google Spreadsheets
De ingebouwde functies, hun grenzen, en wat je doet met de dubbele die ze missen.
Contactenlijsten, orderexports en aanmeldingen voor een evenement bevatten vroeg of laat dubbele regels. Excel en Google Spreadsheets kunnen die allebei verwijderen, maar ze missen allebei de dubbele die in de praktijk het vaakst voorkomen.
In Excel
- Selecteer het bereik, inclusief de koptekstregel.
- Tabblad Gegevens, dan Duplicaten verwijderen.
- Vink de kolommen aan die bepalen wat een duplicaat is. Bij een contactenlijst is dat vaak alleen de e-mailkolom.
- Bevestig. Excel vertelt hoeveel regels zijn verwijderd.
Wil je de dubbele eerst zien zonder iets te verwijderen, gebruik dan Voorwaardelijke opmaak, Markeringsregels voor cellen, Dubbele waarden.
In Google Spreadsheets
- Selecteer het bereik.
- Menu Gegevens, dan Gegevens opschonen, dan Duplicaten verwijderen.
- Geef aan of de gegevens een koptekstregel hebben en kies welke kolommen worden vergeleken.
Wil je een unieke lijst zonder de originele gegevens aan te raken, gebruik dan de formule UNIQUE in een lege kolom.
De dubbele die ze allebei missen
Excel en Spreadsheets vergelijken alleen tekst die teken voor teken gelijk is. Al deze voorbeelden gelden als verschillend:
| Waarde 1 | Waarde 2 | Waarom het niet wordt gezien |
|---|---|---|
| sanne@voorbeeld.nl | Sanne@Voorbeeld.nl | Verschil in hoofdletters |
| sanne@voorbeeld.nl | sanne@voorbeeld.nl | Spatie aan het eind |
| sanne@voorbeeld.nl | sanne+nieuws@voorbeeld.nl | Gmail-alias, dezelfde mailbox |
| sanne@gmail.com | san.ne@gmail.com | Gmail negeert punten |
Een lijst kan er dus schoon uitzien en dezelfde ontvanger nog drie keer bevatten, wat de cijfers opblaast en je campagne op spam laat lijken.
Het goed opschonen
De tool dubbele regels weghalen verwijdert dubbele regels nadat de waarden uniform zijn gemaakt: overtollige spaties eraf en vergelijken zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters. Hij vertelt ook hoeveel regels eruit gingen, zodat je weet hoe groot het probleem was.
Voor e-maillijsten gaat e-maillijst opschonen verder: die herkent Gmail-punten en aliassen en haalt ook ongeldige en testadressen eruit.
Voordat je iets verwijdert
- Bewaar een kopie van het originele bestand. Dubbele regels weghalen is na opslaan lastig terug te draaien.
- Bepaal welke kolom een duplicaat definieert. Twee mensen kunnen dezelfde naam hebben zonder dezelfde persoon te zijn.
- Controleer welke versie blijft staan. De meeste tools houden de eerst gevonden regel, dus sorteer eerst als de nieuwste moet winnen.
- Let op dubbele die gewoon echte gegevens zijn: drie bestellingen van dezelfde klant is geen fout.