Limieten voor e-mailbijlagen, en hoe je eronder blijft
De limieten van de grote e-maildiensten en de snelste manier om elk bestandstype te verkleinen.
Je voegt een bestand toe, klikt op verzenden, en het bericht komt terug: te groot. Elke e-maildienst heeft een limiet voor bijlagen, en die is lager dan je denkt, zeker nadat het bestand voor verzending is gecodeerd.
De limieten
| Dienst | Ongeveer per bericht |
|---|---|
| Gmail | 25 MB bij verzenden; grotere bestanden worden Google Drive-links |
| Outlook.com en Microsoft 365 | Ongeveer 20 tot 25 MB afhankelijk van de instellingen; groter wordt een OneDrive-link |
| Yahoo Mail | 25 MB |
| Apple iCloud Mail | 20 MB, met Mail Drop voor grotere bestanden |
| Zakelijke mailservers | Vaak 10 MB, bepaald door de ICT-afdeling |
Wat telt is de laagste limiet onderweg. Je kunt 25 MB vanuit Gmail versturen, maar accepteert de server van het bedrijf van de ontvanger maar 10 MB, dan komt het bericht terug. Mik voor bestanden naar bedrijven op minder dan 10 MB.
Waarom een bestand van 20 MB een limiet van 25 MB niet haalt
Bijlagen worden voor verzending omgezet naar tekst, met een codering die Base64 heet, en dat maakt ze ongeveer 33 procent zwaarder. Een bestand van 20 MB wordt onderweg ruwweg 27 MB en botst tegen de limiet van 25 MB. Vuistregel: houd bijlagen rond 75 procent van de genoemde limiet.
Elk bestandstype verkleinen
PDF’s
PDF’s uit scans of foto’s zijn meestal enorm, omdat elke pagina een afbeelding op volle resolutie is. De PDF-compressor rendert de pagina’s opnieuw op een redelijke resolutie en maakt gescande PDF’s vaak 80 procent of meer kleiner. PDF’s met vooral tekst zijn al licht; is er toch een zwaar, dan zitten er vrijwel zeker foto’s in.
Foto’s
Telefoonfoto’s wegen 3 tot 5 MB per stuk. Voor e-mail heeft niemand meer dan 2000 pixels breed nodig. De afbeeldingscompressor met een maximale breedte van 2000 en kwaliteit 80 brengt een foto meestal onder de 500 KB, dus tien foto’s passen makkelijk.
Video’s
Een minuut telefoonvideo kan 100 MB of meer zijn. De videocompressor kan een korte clip naar een e-mailvriendelijke grootte brengen door de resolutie naar 720p te zetten en de bitrate te verlagen. Boven de twee of drie minuten is een deellink verstandiger.
Veel kleine bestanden
Bestanden bundelen in een ZIP met de ZIP-tool maakt versturen en downloaden makkelijker. Het bespaart ruimte bij documenten en spreadsheets, maar niet bij foto’s, video’s en PDF’s, die al gecomprimeerd zijn.
Wanneer je een link gebruikt
Voor alles boven ongeveer 25 MB, of voor bestanden die je na verzending nog moet bijwerken, gebruik je een deellink: Google Drive, OneDrive, Dropbox of iCloud. Links vullen bovendien de mailbox van de ontvanger niet, en sommige mensen waarderen dat meer dan de bijlage zelf.
Discreet blijven
Veel online compressors uploaden je bestand naar hun servers. Comprimeer contracten, loonstroken en identiteitsbewijzen liever in de browser: alle tools op deze pagina verwerken bestanden op je eigen apparaat.