Größenlimits für E-Mail-Anhänge, und wie Sie darunter bleiben
Die Grenzen der großen Maildienste und der schnellste Weg, jede Dateiart zu verkleinern.
Sie hängen eine Datei an, klicken auf Senden und bekommen eine Rückmeldung: Die Nachricht ist zu groß. Jeder Maildienst hat eine Grenze für Anhänge, und sie liegt niedriger, als die meisten erwarten, vor allem wenn die Datei erst einmal für den Versand kodiert ist.
Die Grenzen
| Dienst | Ungefähre Grenze pro Nachricht |
|---|---|
| Gmail | 25 MB zum Senden; größere Dateien werden zu Google-Drive-Links |
| Outlook.com und Microsoft 365 | Etwa 20 bis 25 MB je nach Einrichtung; größere Dateien werden zu OneDrive-Links |
| Yahoo Mail | 25 MB |
| Apple iCloud Mail | 20 MB, mit Mail Drop für größere Dateien |
| Firmen-Mailserver | Oft 10 MB, festgelegt von Ihrer IT |
Entscheidend ist die kleinste Grenze auf dem Weg. Sie können aus Gmail 25 MB senden, aber nimmt der Firmenserver des Empfängers nur 10 MB an, kommt die Nachricht zurück. Für Dateien an Unternehmen bleiben Sie unter 10 MB.
Warum eine 20-MB-Datei nicht in ein 25-MB-Limit passt
Anhänge werden für den Versand in Text umgewandelt, mit einer Kodierung namens Base64, die sie um etwa 33 Prozent vergrößert. Eine 20-MB-Datei wird unterwegs zu rund 27 MB und scheitert an einer 25-MB-Grenze. Als Faustregel halten Sie Anhänge bei etwa 75 Prozent der angegebenen Grenze.
Jede Dateiart verkleinern
PDFs
PDFs aus Scans oder Fotos sind meist riesig, weil jede Seite ein Bild in voller Auflösung ist. Der PDF-Kompressor rendert die Seiten in sinnvoller Auflösung neu und verkleinert Scan-PDFs oft um 80 Prozent oder mehr. PDFs, die überwiegend Text enthalten, sind ohnehin klein; ist eines groß, stecken vermutlich Fotos darin.
Fotos
Handyfotos haben je 3 bis 5 MB. Für eine E-Mail braucht niemand mehr als 2000 Pixel Breite. Der Bildkompressor mit maximaler Breite 2000 und Qualität 80 bringt ein Foto meist unter 500 KB, zehn Fotos passen also problemlos.
Videos
Eine Minute Handyvideo kann 100 MB oder mehr haben. Der Videokompressor bringt einen kurzen Clip auf Mailgröße, indem er die Auflösung auf 720p und die Bitrate senkt. Für alles über ein paar Minuten ist ein Freigabelink die bessere Wahl.
Viele kleine Dateien
Dateien mit dem ZIP-Werkzeug in ein ZIP zu packen, macht Senden und Herunterladen einfacher. Bei Dokumenten und Tabellen spart das echten Platz, bei Fotos, Videos und PDFs nicht, denn die sind schon komprimiert.
Wann ein Link besser ist
Für alles über etwa 25 MB oder für Dateien, die Sie nach dem Versand noch ändern müssen, nutzen Sie einen Cloud-Freigabelink: Google Drive, OneDrive, Dropbox oder iCloud. Links füllen außerdem nicht das Postfach des Empfängers, was manche mehr schätzen als den Anhang selbst.
Privat bleiben
Viele Online-Kompressoren laden Ihre Datei auf ihren Server. Für Verträge, Gehaltsabrechnungen und Ausweisdokumente komprimieren Sie lieber im Browser: Jedes Werkzeug auf dieser Seite verarbeitet Dateien auf Ihrem eigenen Gerät.