ขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบอีเมล และวิธีทำให้ไฟล์ผ่าน
ขีดจำกัดของบริการอีเมลหลัก ๆ และวิธีที่เร็วที่สุดในการลดขนาดไฟล์แต่ละประเภท
คุณแนบไฟล์ กดส่ง แล้วอีเมลก็เด้งกลับมาพร้อมแจ้งว่าข้อความมีขนาดใหญ่เกินไป บริการอีเมลทุกเจ้ามีขีดจำกัดไฟล์แนบ และต่ำกว่าที่คนส่วนใหญ่คาดไว้ โดยเฉพาะเมื่อไฟล์ถูกเข้ารหัสเพื่อส่งแล้ว
ขีดจำกัด
| บริการ | ขีดจำกัดโดยประมาณต่อข้อความ |
|---|---|
| Gmail | ส่งได้ 25 MB ไฟล์ที่ใหญ่กว่านั้นจะกลายเป็นลิงก์ Google Drive |
| Outlook.com และ Microsoft 365 | ประมาณ 20 ถึง 25 MB ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า ไฟล์ที่ใหญ่กว่านั้นจะกลายเป็นลิงก์ OneDrive |
| Yahoo Mail | 25 MB |
| Apple iCloud Mail | 20 MB และใช้ Mail Drop สำหรับไฟล์ที่ใหญ่กว่า |
| เซิร์ฟเวอร์อีเมลของบริษัท | มักอยู่ที่ 10 MB ตามที่ฝ่ายไอทีกำหนด |
ขีดจำกัดที่มีผลจริงคือขีดจำกัดที่ต่ำที่สุดตลอดเส้นทาง คุณส่ง 25 MB จาก Gmail ได้ แต่ถ้าเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทผู้รับรับได้เพียง 10 MB อีเมลก็จะเด้งกลับ ไฟล์ที่ส่งไปยังบริษัทจึงควรมีขนาดไม่เกิน 10 MB
ทำไมไฟล์ 20 MB ถึงส่งไม่ผ่านขีดจำกัด 25 MB
ไฟล์แนบจะถูกแปลงเป็นข้อความเพื่อส่ง โดยใช้การเข้ารหัสที่เรียกว่า Base64 ซึ่งทำให้ไฟล์ใหญ่ขึ้นประมาณ 33 เปอร์เซ็นต์ ไฟล์ 20 MB จึงกลายเป็นประมาณ 27 MB ระหว่างส่ง และไม่ผ่านขีดจำกัด 25 MB หลักง่าย ๆ คือให้ไฟล์แนบมีขนาดประมาณ 75 เปอร์เซ็นต์ของขีดจำกัดที่ระบุ
ลดขนาดไฟล์แต่ละประเภท
PDF ที่ทำจากการสแกนหรือรูปถ่ายมักมีขนาดใหญ่มาก เพราะแต่ละหน้าเป็นรูปภาพความละเอียดเต็ม เครื่องมือบีบอัด PDF จะเรนเดอร์หน้าใหม่ที่ความละเอียดพอเหมาะ และมักลดขนาด PDF จากการสแกนได้ 80 เปอร์เซ็นต์หรือมากกว่า ส่วน PDF ที่เป็นข้อความเกือบทั้งหมดมีขนาดเล็กอยู่แล้ว ถ้าไฟล์แบบนี้ใหญ่ ก็น่าจะมีรูปภาพฝังอยู่
รูปภาพ
รูปจากมือถือมีขนาดรูปละ 3 ถึง 5 MB สำหรับอีเมล ไม่มีใครต้องการความกว้างเกิน 2000 พิกเซล เครื่องมือบีบอัดรูปภาพ ที่ตั้งความกว้างสูงสุด 2000 และคุณภาพ 80 มักทำให้รูปเหลือต่ำกว่า 500 KB สิบรูปจึงแนบได้สบาย
วิดีโอ
วิดีโอจากมือถือหนึ่งนาทีอาจมีขนาด 100 MB หรือมากกว่า เครื่องมือบีบอัดวิดีโอ ลดคลิปสั้น ๆ ให้เหลือขนาดที่ส่งทางอีเมลได้ โดยลดความละเอียดเป็น 720p และลดบิตเรต สำหรับวิดีโอที่ยาวกว่าสองสามนาที การส่งลิงก์แชร์เป็นทางเลือกที่ดีกว่า
ไฟล์เล็ก ๆ จำนวนมาก
การรวมไฟล์เป็น ZIP ไฟล์เดียวด้วย เครื่องมือ ZIP ทำให้ส่งและดาวน์โหลดได้ง่ายขึ้น และช่วยประหยัดพื้นที่ได้จริงกับเอกสารและสเปรดชีต แต่ไม่ช่วยกับรูปภาพ วิดีโอ และ PDF ซึ่งถูกบีบอัดมาแล้ว
เมื่อไหร่ควรใช้ลิงก์แทน
สำหรับไฟล์ที่ใหญ่กว่าประมาณ 25 MB หรือไฟล์ที่ต้องอัปเดตหลังส่ง ให้ใช้ลิงก์แชร์จากคลาวด์ เช่น Google Drive, OneDrive, Dropbox หรือ iCloud ลิงก์ยังช่วยไม่ให้กล่องจดหมายของผู้รับเต็ม ซึ่งบางคนชอบมากกว่าการได้รับไฟล์แนบเสียอีก
รักษาความเป็นส่วนตัว
เครื่องมือบีบอัดออนไลน์จำนวนมากอัปโหลดไฟล์ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ของตน สำหรับสัญญา สลิปเงินเดือน และเอกสารประจำตัว ให้บีบอัดในเบราว์เซอร์แทน เครื่องมือทุกตัวในหน้านี้ประมวลผลไฟล์บนอุปกรณ์ของคุณเอง