ইমেইল অ্যাটাচমেন্টের আকারের সীমা, এবং কীভাবে তার নিচে নামাবেন
প্রধান ইমেইল সার্ভিসগুলোর সীমা, এবং প্রতিটি ধরনের ফাইল ছোট করার সবচেয়ে দ্রুত উপায়।
আপনি একটি ফাইল অ্যাটাচ করলেন, সেন্ড চাপলেন, আর ফেরত এল একটি বাউন্স মেসেজ: মেসেজটি অনেক বড়। প্রতিটি ইমেইল সার্ভিসের অ্যাটাচমেন্টের একটি সীমা আছে, আর তা বেশিরভাগ মানুষের ধারণার চেয়ে কম, বিশেষ করে পাঠানোর জন্য ফাইলটি এনকোড হয়ে যাওয়ার পর।
সীমাগুলো
| সার্ভিস | প্রতি মেসেজে আনুমানিক সীমা |
|---|---|
| Gmail | পাঠাতে 25 MB; এর চেয়ে বড় ফাইল Google Drive লিংক হয়ে যায় |
| Outlook.com ও Microsoft 365 | সেটআপ অনুযায়ী প্রায় 20 থেকে 25 MB; এর চেয়ে বড় ফাইল OneDrive লিংক হয়ে যায় |
| Yahoo Mail | 25 MB |
| Apple iCloud Mail | 20 MB, আর বড় ফাইলের জন্য Mail Drop |
| কোম্পানির মেইল সার্ভার | প্রায়ই 10 MB, আপনার IT টিম ঠিক করে দেয় |
গুরুত্বপূর্ণ হলো পথের সবচেয়ে ছোট সীমাটি। Gmail থেকে আপনি 25 MB পাঠাতে পারেন, কিন্তু প্রাপকের কোম্পানির সার্ভার যদি শুধু 10 MB গ্রহণ করে, তাহলে মেসেজটি বাউন্স করবে। ব্যবসা প্রতিষ্ঠানে যাওয়া ফাইলের জন্য 10 MB-এর নিচে রাখার লক্ষ্য রাখুন।
20 MB-এর ফাইল কেন 25 MB-এর সীমায় আঁটে না
পাঠানোর জন্য অ্যাটাচমেন্টগুলোকে Base64 নামের একটি এনকোডিং দিয়ে লেখায় রূপান্তর করা হয়, যা সেগুলোকে প্রায় 33% বড় করে দেয়। 20 MB-এর একটি ফাইল যাওয়ার পথে মোটামুটি 27 MB হয়ে যায় এবং 25 MB-এর সীমায় আটকে যায়। সাধারণ নিয়ম হিসেবে অ্যাটাচমেন্ট উল্লেখিত সীমার প্রায় 75%-এর মধ্যে রাখুন।
প্রতিটি ধরনের ফাইল ছোট করা
স্ক্যান বা ফটো থেকে তৈরি PDF সাধারণত বিশাল হয়, কারণ প্রতিটি পৃষ্ঠা পূর্ণ রেজোলিউশনের একটি ছবি। PDF কম্প্রেসর যুক্তিসংগত রেজোলিউশনে পৃষ্ঠাগুলো নতুন করে রেন্ডার করে এবং স্ক্যানভিত্তিক PDF প্রায়ই 80% বা তার বেশি ছোট করে। যেসব PDF-এ মূলত লেখা থাকে সেগুলো এমনিতেই ছোট; এমন কোনোটি বড় হলে সম্ভবত তার ভেতরে ফটো বসানো আছে।
ফটো
ফোনের ফটো প্রতিটি 3 থেকে 5 MB। ইমেইলের জন্য কারও 2000 পিক্সেলের বেশি প্রস্থ দরকার হয় না। সর্বোচ্চ প্রস্থ 2000 ও কোয়ালিটি 80 দিয়ে ছবি কম্প্রেসর সাধারণত একটি ফটো 500 KB-এর নিচে নামিয়ে আনে, তাই দশটি ফটো সহজেই এঁটে যায়।
ভিডিও
ফোনের এক মিনিটের ভিডিও 100 MB বা তার বেশি হতে পারে। ভিডিও কম্প্রেসর রেজোলিউশন 720p-তে এবং বিটরেট কমিয়ে একটি ছোট ক্লিপকে ইমেইলের উপযোগী আকারে আনতে পারে। দুই মিনিটের বেশি লম্বা কিছুর জন্য শেয়ার লিংকই ভালো উপায়।
অনেকগুলো ছোট ফাইল
ZIP টুল দিয়ে ফাইলগুলো একটি ZIP-এ বাঁধলে পাঠানো ও ডাউনলোড করা সহজ হয়। ডকুমেন্ট ও স্প্রেডশিটে এতে সত্যিকারের জায়গা বাঁচে, তবে ফটো, ভিডিও ও PDF-এ নয়, কারণ সেগুলো আগেই কম্প্রেস করা।
কখন বদলে লিংক ব্যবহার করবেন
প্রায় 25 MB-এর বেশি যেকোনো কিছুর জন্য, অথবা পাঠানোর পরও যে ফাইল আপডেট করতে হবে তার জন্য, ক্লাউড শেয়ার লিংক ব্যবহার করুন: Google Drive, OneDrive, Dropbox বা iCloud। লিংক প্রাপকের ইনবক্স ভরে যাওয়াও ঠেকায়, যা কেউ কেউ অ্যাটাচমেন্টের চেয়েও বেশি পছন্দ করেন।
গোপন রাখা
অনেক অনলাইন কম্প্রেসর আপনার ফাইল তাদের সার্ভারে আপলোড করে। চুক্তিপত্র, বেতনের স্লিপ ও পরিচয়পত্রের ক্ষেত্রে বরং ব্রাউজারেই কম্প্রেস করুন: এই পেজের প্রতিটি টুল আপনার নিজের ডিভাইসেই ফাইল প্রসেস করে।