কীভাবে স্ক্যান করা ডকুমেন্টগুলো একটি PDF-এ জুড়বেন
কাগজের স্তূপ থেকে ইমেইলে পাঠানো যায় এমন একটি ছোট, ঠিকঠাক সাজানো PDF।
আপনাকে কিছু কাগজের ডকুমেন্ট পাঠাতে হবে: একটি পরিচয়পত্র, কয়েকটি বেতনের স্লিপ, ঠিকানার একটি প্রমাণ। অনুরোধে লেখা "একটি PDF, 5 MB-এর কম"। কাগজের স্তূপ থেকে ঠিক সেটুকুতে পৌঁছানোর সবচেয়ে দ্রুত উপায় এখানে দেওয়া হলো।
1. পৃষ্ঠাগুলোর ছবি তুলুন
প্রায় প্রতিটি ডকুমেন্টের জন্য ফোনের ক্যামেরাই যথেষ্ট। সবচেয়ে ভালো ফলের জন্য:
- প্রতিটি পৃষ্ঠা একটি গাঢ় রঙের সাধারণ জায়গায় রাখুন, যাতে কিনারাগুলো স্পষ্ট দেখা যায়।
- দিনের আলো বা সমান আলো ব্যবহার করুন, এবং পৃষ্ঠার ওপর নিজের ছায়া এড়িয়ে চলুন।
- ফোনটি পৃষ্ঠার ঠিক ওপরে সমান্তরালে ধরুন, কোনাকুনি নয়।
- আপনার ফোনের ক্যামেরা বা নোটস অ্যাপে ডকুমেন্ট স্ক্যান মোড থাকলে সেটি ব্যবহার করুন: এটি নিজে থেকেই ক্রপ করে সোজা করে দেয়।
2. ছবিগুলোকে PDF বানান
ছবিগুলো ছবি থেকে PDF-এ টেনে আনুন। প্রতিটি ছবি একটি পৃষ্ঠা হয়ে যায়। পৃষ্ঠাগুলো ঠিকভাবে প্রিন্ট হওয়ার জন্য পৃষ্ঠার মাপ হিসেবে A4 বা Letter বেছে নিন। ছবিগুলো iPhone থেকে HEIC ফরম্যাটে এলে আগে HEIC থেকে JPG দিয়ে রূপান্তর করে নিন।
3. যেসব ডকুমেন্ট আগে থেকেই PDF সেগুলো যোগ করুন
ব্যাংক স্টেটমেন্ট ও বেতনের স্লিপ প্রায়ই আগে থেকেই PDF হিসেবে আসে। PDF জোড়া লাগানোর টুল দিয়ে সেগুলো আপনার নতুন স্ক্যান PDF-এর সঙ্গে একটি ফাইলে জুড়ুন, যে ক্রমে টেনে আনবেন সেই ক্রমে।
4. পৃষ্ঠাগুলো সঠিক ক্রমে সাজান
জোড়া লাগানো ফাইলটি PDF এডিট-এ খুলুন। টেনে টেনে পৃষ্ঠাগুলো সাজান, ফাঁকা বা একই রকম দুবার আসা পৃষ্ঠা সরান, আর যে পৃষ্ঠা কাত হয়ে এসেছে সেটি ঘুরিয়ে নিন। লম্বা সংকলনের জন্য পৃষ্ঠা নম্বর দেওয়া কাজে আসে।
5. কম্প্রেস করুন
ফোনের ছবি থেকে তৈরি PDF প্রায়ই প্রতি পৃষ্ঠায় 2 থেকে 5 MB হয়। PDF কম্প্রেসর প্রতিটি পৃষ্ঠা যুক্তিসংগত রেজোলিউশনে নতুন করে রেন্ডার করে, আর দশ পৃষ্ঠার একটি সংকলন সাধারণত 30 MB থেকে 2 বা 3 MB-তে নেমে আসে, লেখা তখনো পড়া যায়।
যে আকারের লক্ষ্য রাখবেন
| যেখানে যাচ্ছে | লক্ষ্য |
|---|---|
| কোনো কোম্পানিতে ইমেইল | 10 MB-এর কম |
| উল্লেখিত সীমাসহ আপলোড ফর্ম | সীমার যথেষ্ট নিচে |
| প্রিন্ট | আকার কম গুরুত্বপূর্ণ; মান বেশি রাখুন |
বুদ্ধিমানের মতো নাম দিন
ফাইলটিকে একটি স্পষ্ট নাম দিন, যেমন surname-documents-2026.pdf। যাঁরা ডজন ডজন আবেদন সামলান তাঁরা এটি পছন্দ করেন, আর পরে খুঁজে পাওয়াও সহজ হয়।
গোপনীয়তা
এই সংকলনগুলোতে প্রায়ই পরিচয়পত্র ও আর্থিক রেকর্ড থাকে, যা বেশিরভাগ মানুষের পাঠানো সবচেয়ে সংবেদনশীল ফাইল। ওপরের প্রতিটি ধাপ আপনার ব্রাউজারে চলে, তাই আপনি না পাঠানো পর্যন্ত ডকুমেন্টগুলো শুধু আপনার নিজের ডিভাইসেই থাকে।