Excel ও Google Sheets-এ কীভাবে ডুপ্লিকেট সরাবেন
Excel ও Sheets-এর নিজস্ব টুল, এবং সাধারণ তালিকার জন্য আরও দ্রুত একটি উপায়।
প্রতিটি তালিকায় ডুপ্লিকেট ঢুকে পড়ে: দুটি এক্সপোর্ট একসঙ্গে পেস্ট করা, একটি ফর্ম দুবার জমা পড়া, একটি পুরোনো মেইলিং তালিকা নতুনটির সঙ্গে জোড়া লাগানো। এগুলো পরিষ্কার করার তিনটি সবচেয়ে দ্রুত উপায় এবং যে ফাঁদগুলোর দিকে নজর রাখতে হবে, তা এখানে দেওয়া হলো।
Excel-এ
- হেডার সারিসহ ডেটা সিলেক্ট করুন।
- Data-তে যান, তারপর Remove Duplicates।
- যে কলামগুলো ঠিক করবে দুটি সারি ডুপ্লিকেট কি না, সেগুলোতে টিক দিন। শুধু পুরোপুরি মিলে যাওয়া সারি সরাতে সবগুলোতে টিক রাখুন; প্রতিটি ইমেইল ঠিকানার জন্য একটি সারি রাখতে শুধু Email-এ টিক দিন।
- OK ক্লিক করুন। Excel জানায় কতগুলো ডুপ্লিকেট সরানো হয়েছে এবং কতগুলো অনন্য মান বাকি আছে।
Excel প্রতিটি ডুপ্লিকেটের প্রথমটি রাখে এবং বাকিগুলো মুছে দেয়। আগে শিটের একটি কপি করে নিন, কারণ সেভ করলেই পরিবর্তনটি স্থায়ী হয়ে যায়।
Google Sheets-এ
- রেঞ্জটি সিলেক্ট করুন।
- Data-তে যান, তারপর Data cleanup, তারপর Remove duplicates।
- ডেটায় হেডার সারি আছে কি না টিক দিন, তুলনা করার কলামগুলো বেছে নিন, এবং নিশ্চিত করুন।
বিকল্প হিসেবে, UNIQUE ফাংশন মূল ডেটায় হাত না দিয়েই ডুপ্লিকেটমুক্ত একটি কপি ফেরত দেয়: =UNIQUE(A2:C500)।
সাধারণ তালিকার জন্য
যদি আপনার কাছে শুধু একটি তালিকা থাকে, যেমন ইমেইল ঠিকানা, পণ্যের কোড, নাম বা URL, তাহলে স্প্রেডশিট খোলা বাড়াবাড়ি। তালিকাটি ডুপ্লিকেট সরানোর টুলে পেস্ট করুন, বড় ও ছোট হাতের অক্ষরের পার্থক্য আর বাড়তি স্পেস উপেক্ষা করবেন কি না বেছে নিন, এবং পরিষ্কার তালিকাটি কপি করে নিন। মূল ক্রম অক্ষুণ্ণ থাকে, আর এটি জানিয়ে দেয় কতগুলো ডুপ্লিকেট পাওয়া গেছে।
ফাঁদগুলো
| ফাঁদ | উদাহরণ | সমাধান |
|---|---|---|
| বড় ও ছোট হাতের অক্ষরের পার্থক্য | Ada@Example.com এবং ada@example.com | অক্ষরের এই পার্থক্য উপেক্ষা করুন, অথবা আগে সব ছোট হাতের অক্ষরে রূপান্তর করুন |
| অদৃশ্য স্পেস | শেষে একটি স্পেসসহ "ada@example.com " | দুই পাশের স্পেস ছেঁটে ফেলুন, অথবা শিটে TRIM ব্যবহার করুন |
| প্রায় ডুপ্লিকেট | Jon Smith এবং John Smith | আসল ডুপ্লিকেট নয়; নিজে হাতে পর্যালোচনা করুন |
| অনেক বেশি কলাম তুলনা করা | একই ইমেইল, আলাদা সাইন-আপের তারিখ | শুধু রেকর্ড শনাক্তকারী কলামটি তুলনা করুন |
Excel-এর Remove Duplicates বড় ও ছোট হাতের অক্ষরের পার্থক্য ধরে না, কিন্তু শেষের স্পেসকে পার্থক্য হিসেবে ধরে। ডুপ্লিকেট সরানোর টুল তার অপশনগুলো দিয়ে দুটোই সামলায়।
একটি কলামের ভিত্তিতে ডুপ্লিকেট সরানো
অন্য কলামগুলো আলাদা হলেও প্রতিটি গ্রাহকের জন্য একটি সারি রাখতে শুধু শনাক্তকারী কলামটি তুলনা করুন। Excel-এ শুধু সেই কলামে টিক দিন। যে CSV আপনি Excel-এ খুলতে চান না, তার জন্য কলাম আলাদা করার টুল দিয়ে কলামটি বের করে নিন, তারপর তার ডুপ্লিকেট সরান।
ইমেইল তালিকা
ইমেইল ঠিকানার জন্য ইমেইল তালিকা পরিষ্কার করার টুল আরও এক ধাপ এগিয়ে: এটি একবারেই সব ছোট হাতের অক্ষরে আনে, অবৈধ ঠিকানা সরায় এবং ডুপ্লিকেট বাদ দেয়, আর এলোমেলো পেস্ট করা লেখা থেকেও ঠিকানাগুলো বের করে আনতে পারে।