วิธีรวมเอกสารสแกนเป็น PDF ไฟล์เดียว
จากกองกระดาษ สู่ PDF ไฟล์เดียวที่เล็ก เรียงหน้าเรียบร้อย และส่งอีเมลได้
คุณต้องส่งเอกสารกระดาษชุดหนึ่ง เช่น บัตรประจำตัว สลิปเงินเดือนสองสามใบ และหลักฐานที่อยู่ คำขอระบุว่า "PDF ไฟล์เดียว ไม่เกิน 5 MB" นี่คือวิธีที่เร็วที่สุดจากกองกระดาษไปสู่สิ่งที่ต้องการพอดี
1. ถ่ายรูปแต่ละหน้า
กล้องมือถือดีพอสำหรับเอกสารแทบทุกประเภท เพื่อให้ได้ผลดีที่สุด
- วางแต่ละหน้าบนพื้นผิวสีเข้มเรียบ ๆ เพื่อให้เห็นขอบชัดเจน
- ใช้แสงธรรมชาติหรือแสงที่สม่ำเสมอ และระวังไม่ให้เงาของตัวเองบังหน้ากระดาษ
- ถือมือถือขนานกับหน้ากระดาษจากด้านบน ไม่ถือเอียง
- ถ้ากล้องหรือแอปโน้ตในมือถือมีโหมดสแกนเอกสาร ให้ใช้โหมดนั้น เพราะจะครอปและจัดภาพให้ตรงโดยอัตโนมัติ
2. แปลงรูปภาพเป็น PDF
ลากรูปภาพมาวางใน รูปภาพเป็น PDF แต่ละรูปจะกลายเป็นหนึ่งหน้า เลือกขนาดหน้าเป็น A4 หรือ Letter เพื่อให้พิมพ์ออกมาได้ถูกต้อง ถ้ารูปมาจาก iPhone และเป็นฟอร์แมต HEIC ให้แปลงก่อนด้วย HEIC เป็น JPG
3. เพิ่มเอกสารที่เป็น PDF อยู่แล้ว
ใบแจ้งยอดธนาคารและสลิปเงินเดือนมักมาเป็น PDF อยู่แล้ว ใช้ รวม PDF เพื่อรวมไฟล์เหล่านั้นกับ PDF ที่สแกนใหม่ให้เป็นไฟล์เดียว ตามลำดับที่คุณลากมาวาง
4. เรียงหน้าให้ถูกต้อง
เปิดไฟล์ที่รวมแล้วใน แก้ไข PDF ลากหน้าเพื่อจัดลำดับ ลบหน้าว่างหรือหน้าซ้ำ และหมุนหน้าที่ออกมาตะแคง การใส่เลขหน้ามีประโยชน์สำหรับเอกสารชุดยาว ๆ
5. บีบอัด
PDF ที่ทำจากรูปถ่ายมือถือมักมีขนาด 2 ถึง 5 MB ต่อหน้า เครื่องมือบีบอัด PDF จะเรนเดอร์แต่ละหน้าใหม่ที่ความละเอียดพอเหมาะ เอกสารชุดสิบหน้าโดยทั่วไปจะลดจาก 30 MB เหลือ 2 หรือ 3 MB โดยยังอ่านข้อความได้
ขนาดที่ควรตั้งเป้า
| ปลายทาง | ตั้งเป้าที่ |
|---|---|
| อีเมลถึงบริษัท | ต่ำกว่า 10 MB |
| แบบฟอร์มอัปโหลดที่ระบุขีดจำกัด | ต่ำกว่าขีดจำกัดพอสมควร |
| การพิมพ์ | ขนาดสำคัญน้อยกว่า ให้คงคุณภาพไว้สูงกว่า |
ตั้งชื่อให้เหมาะสม
ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน เช่น Surname-Documents-2026.pdf คนที่ต้องจัดการใบสมัครหลายสิบฉบับจะขอบคุณ และคุณเองก็หาไฟล์เจอง่ายขึ้นในภายหลัง
ความเป็นส่วนตัว
เอกสารชุดแบบนี้มักมีเอกสารประจำตัวและข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นไฟล์ที่อ่อนไหวที่สุดที่คนส่วนใหญ่เคยส่ง ทุกขั้นตอนข้างต้นทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ เอกสารจึงอยู่บนอุปกรณ์ของคุณเองเท่านั้นจนกว่าคุณจะส่งออกไป