วิธีลบข้อมูลซ้ำใน Excel และ Google Sheets
เครื่องมือในตัวของ Excel และ Sheets และวิธีที่เร็วกว่าสำหรับรายการธรรมดา
ข้อมูลซ้ำแอบเข้ามาในทุกรายการ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ส่งออกสองไฟล์ที่วางต่อกัน แบบฟอร์มที่ถูกส่งสองครั้ง หรือรายชื่ออีเมลเก่าที่รวมกับรายชื่อใหม่ นี่คือสามวิธีที่เร็วที่สุดในการกำจัดข้อมูลซ้ำ และกับดักที่ต้องระวัง
ใน Excel
- เลือกข้อมูล รวมถึงแถวหัวตาราง
- ไปที่ Data แล้ว Remove Duplicates
- ติ๊กคอลัมน์ที่ใช้ตัดสินว่าสองแถวซ้ำกันหรือไม่ ถ้าติ๊กไว้ทั้งหมดจะลบเฉพาะแถวที่ตรงกันทุกช่อง ถ้าติ๊กแค่ Email จะเก็บไว้หนึ่งแถวต่อหนึ่งอีเมล
- คลิก OK Excel จะรายงานว่าลบข้อมูลซ้ำไปกี่รายการ และเหลือค่าที่ไม่ซ้ำกี่รายการ
Excel เก็บรายการแรกของข้อมูลซ้ำแต่ละชุดไว้และลบที่เหลือ ให้ทำสำเนาชีตไว้ก่อน เพราะการเปลี่ยนแปลงจะถาวรเมื่อบันทึกแล้ว
ใน Google Sheets
- เลือกช่วงข้อมูล
- ไปที่ Data แล้ว Data cleanup แล้ว Remove duplicates
- ติ๊กว่าข้อมูลมีแถวหัวตารางหรือไม่ เลือกคอลัมน์ที่จะเปรียบเทียบ แล้วยืนยัน
อีกทางหนึ่งคือฟังก์ชัน UNIQUE ซึ่งคืนค่าสำเนาที่ไม่มีข้อมูลซ้ำโดยไม่แตะต้นฉบับ: =UNIQUE(A2:C500)
สำหรับรายการธรรมดา
ถ้ามีแค่รายการ เช่น ที่อยู่อีเมล รหัสสินค้า ชื่อ หรือ URL การเปิดสเปรดชีตถือว่าเกินจำเป็น ให้วางลงใน เครื่องมือลบข้อมูลซ้ำ เลือกว่าจะไม่สนใจตัวพิมพ์เล็กใหญ่และช่องว่างเกินหรือไม่ แล้วคัดลอกรายการที่สะอาดแล้วกลับออกมา ลำดับเดิมจะถูกเก็บไว้ และเครื่องมือจะบอกว่าพบข้อมูลซ้ำกี่รายการ
กับดัก
| กับดัก | ตัวอย่าง | วิธีแก้ |
|---|---|---|
| ตัวพิมพ์เล็กใหญ่ต่างกัน | Ada@Example.com และ ada@example.com | ไม่สนใจตัวพิมพ์เล็กใหญ่ หรือแปลงเป็นตัวพิมพ์เล็กก่อน |
| ช่องว่างที่มองไม่เห็น | "ada@example.com " ที่มีช่องว่างต่อท้าย | ตัดช่องว่าง หรือใช้ TRIM ในชีต |
| ข้อมูลที่เกือบซ้ำ | Jon Smith และ John Smith | ไม่ใช่ข้อมูลซ้ำจริง ให้ตรวจสอบด้วยตนเอง |
| เปรียบเทียบหลายคอลัมน์เกินไป | อีเมลเดียวกัน แต่วันที่สมัครต่างกัน | เปรียบเทียบเฉพาะคอลัมน์ที่ระบุตัวตนของรายการ |
Remove Duplicates ของ Excel ไม่แยกตัวพิมพ์เล็กใหญ่ แต่ถือว่าช่องว่างต่อท้ายทำให้ค่าต่างกัน เครื่องมือลบข้อมูลซ้ำจัดการได้ทั้งสองกรณีด้วยตัวเลือกของมัน
ลบข้อมูลซ้ำโดยดูจากคอลัมน์เดียว
ถ้าต้องการเก็บหนึ่งแถวต่อลูกค้าหนึ่งรายเมื่อคอลัมน์อื่นต่างกัน ให้เปรียบเทียบเฉพาะคอลัมน์ที่ใช้ระบุตัวตน ใน Excel ให้ติ๊กแค่คอลัมน์นั้น สำหรับ CSV ที่ไม่อยากเปิดใน Excel ให้ดึงคอลัมน์นั้นออกมาด้วย ดึงคอลัมน์ แล้วจึงลบข้อมูลซ้ำ
รายชื่ออีเมล
สำหรับที่อยู่อีเมล เครื่องมือทำความสะอาดรายชื่ออีเมล ทำได้มากกว่านั้น คือแปลงเป็นตัวพิมพ์เล็ก ลบที่อยู่ที่ไม่ถูกต้อง และลบข้อมูลซ้ำในรอบเดียว และยังดึงที่อยู่อีเมลออกมาจากข้อความที่วางมาแบบยุ่งเหยิงได้ด้วย